Hemmelighetene til e-postkorrespondanse

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Vi presenterer for deg en artikkel av Artem Turovets om systemet for organisering av forretningskorrespondanse. Dette er ikke et sett med "superproduktivitetsteknikker" eller et foredrag om e-postmarkedsføring. Artyom vil ganske enkelt dele opplevelsen av selskapet sitt, der de prøvde å sette opp jobben med e-post slik at alle trivdes.

Hva er e-post? I den moderne forretningsverdenen er disse:

Ditt ansikt. Det er ved hjelp av e-post du kan skape et positivt bilde i motpartens øyne eller ødelegge førsteinntrykket.
Ditt arbeidsverktøy. Mye kommunikasjon med omverdenen skjer via e-post. Ved å ha god kontroll over dette verktøyet kan du derfor gjøre livet ditt mye enklere.
En kraftig distraksjon. Omverdenen prøver å få deg, distrahere og lede deg på villspor via e-post.

Fra dette synspunktet, la oss se på å jobbe med e-post. La oss starte enkelt.

Bokstavdesign

Jeg bruker Mozilla Thunderbird-e-postklienten, så jeg vil bruke den som et eksempel. La oss lage en ny bokstav og gå fra topp til bunn i listen over felt.

Til hvem. Kopiere. Skjult kopi

Noen vet kanskje ikke, men Mozillas "Til" kan endres til "Kopi" eller "Blindkopi".

Til: vi skriver hovedadressen eller flere adressater atskilt med semikolon.
Kopi: vi skriver til noen som skal lese brevet, men som vi ikke forventer svar fra.
Bcc: vi skriver til den som skal lese brevet, men skal forbli ukjent for resten av mottakerne av brevet. Den er spesielt egnet for masseutsendelse av forretningsbrev, for eksempel varsler.

Ikke riktig i masseutsendelse, spesifiser mottakere gjennom "Cc" eller "Til"-feltene. Flere ganger i året mottar jeg brev der 50–90 adressater er oppført i «Cc»-feltet. Det er et brudd på personvernet. Ikke alle mottakerne trenger å vite hvem andre du jobber med om et lignende emne. Det er bra hvis dette er folk man kjenner hverandre. Hva om listen inkluderer konkurrerende selskaper som ikke vet om hverandre? I det minste må du være klar for unødvendige forklaringer, maksimalt, for å avslutte samarbeidet med en av dem. Ikke gjør som dette.

Ikke sant send masseutsendelser til ditt eget navn, og legg alle mottakere i "Bcc"-feltet.

Brevemne

Viktigheten av emnelinjen er ofte skrevet (noen ganger fornuftig) i deres bedriftsblogger av profesjonelle e-posttjenester. Men der er det oftest snakk om salgsbrev, hvor emnelinjen løser problemet «epost skal åpnes».

Vi diskuterer daglig forretningskorrespondanse. Her løser temaet problemet «brevet og dets forfatter skal lett kunne identifiseres og deretter finnes». Videre vil din flid komme tilbake til deg i form av karmaen til en rekke svarbokstaver, bare med prefiksene Re: eller Fwd, blant hvilke du må se etter den ønskede bokstaven om emnet.

Tjue brev er volumet av en en-dags korrespondanse fra en mellomleder. Jeg snakker ikke om gründere og bedriftseiere i det hele tatt, antall bokstaver går noen ganger av skalaen for 200 eller mer per dag. Så igjen: ikke send e-poster med en tom emnelinje.

Så hvordan formulere emnelinjen riktig?

Vi i vår "Sky" anbefaler i eksterne brev å skrive i emnet: "Sky." I det interne - bare innholdet i emnelinjen i tre til fem ord uten prefikser.

Feil nr 1: kun navnet på selskapet i emnet. For eksempel "Sky" og det er det. For det første er du garantert ikke en av bedriften din som kommuniserer med denne motparten. For det andre gir et slikt emne ingen mening, fordi navnet på bedriften din allerede kan sees fra adressen. For det tredje, gjett hvordan din egen postkasse vil se ut med denne tilnærmingen til korrespondanse? Noe sånt som dette.

Er det praktisk å søke på emner som dette?

Feil #2: en prangende, selgende overskrift. Det er flott hvis du vet hvordan du skriver overskrifter som dette. Men er det hensiktsmessig å bruke disse ferdighetene i forretningskorrespondanse? Husk formålet med emnelinjen i et forretningsbrev: ikke å selge, men å gi identifikasjon og søk.

Ikke riktig	Ikke sant
Skynd deg å kjøpe økser til en fornuftig pris!	Kommersielt tilbud på levering av økser
Vi må skynde oss å sjekke prosentene! Rodion er på vei!	For godkjenning av forsoningshandlingen på renter med Alena Ivanovna
MERK FØLGENDE! Porfiry Petrovich løste hemmeligheten til Raskolnikov, og vil løse problemene våre	Et tilbud fra konsulent: psykologisk fradrag

Teksten til brevet

Det finnes mange skriveveiledninger for ulike anledninger. For eksempel mange nyttige ting fra, og andre mestere av ordet. Jeg anbefaler deg å lese artiklene deres i det minste for å forbedre generell leseferdighet og forbedre den generelle skrivestilen.

I prosessen med å skrive et brev, må vi konsekvent ta flere avgjørelser.

Et spørsmål om høflighet … I begynnelsen av brevet kan du uskarpe i høflighet eller til og med ømhet i ånden til "Min kjære Rodya, i mer enn to måneder nå har jeg ikke snakket med deg skriftlig, som jeg selv led av og ikke engang sov en natt til å tenke." Det er veldig høflig og veldig kostbart, både når det gjelder tid for å komponere en slik introduksjon, og for samtalepartnerens tid å lese den. Dette er en forretningskorrespondanse, husker du? Ikke et essay av epistolary-sjangeren for konkurransen og ikke et brev til Raskolnikovs mor, men forretningskorrespondanse.

Vi respekterer vår tid og mottakerens!

Det er fornuftig å introdusere deg selv og minne om omstendighetene ved bekjentskap bare i det første brevet sendt etter et flyktig møte på utstillingen. Hvis dette er en fortsettelse av samarbeid eller gjeldende korrespondanse, skriver vi i dagens første brev: "Hei, Ivan", i den andre og påfølgende: "Ivan, …".

Anke … Jeg var alltid bekymret for hvem jeg skulle kontakte i et brev hvis det er flere mottakere. Jeg skrev nylig et brev til tre jenter som heter Anna. Uten å nøle skrev jeg «Hei, Anna» og badet ikke. Men dette er ikke alltid tilfelle.

Hva om det er tre eller til og med syv mottakere og de ikke deler samme navn? Du kan liste dem etter navn: "God ettermiddag, Rodion, Pulcheria, Avdotya og Pyotr Petrovich." Men det er langt og tar tid. Du kan skrive: "Hei, kolleger!"

For meg selv bruker jeg regelen til å referere med navn til den som står i «Til»-feltet. Og til de som er i kopien, ikke søk i det hele tatt. Denne regelen lar deg samtidig mer nøyaktig bestemme (en!) Adressaten til brevet og formålet med dette brevet.

Sitering … Ofte er korrespondanse en brevkjede med spørsmål og svar - i et ord, en dialog. Det anses som god form å ikke slette historikken til korrespondansen og skrive svaret ditt øverst i den siterte teksten, slik at du, tilbake til denne korrespondansen en uke senere, enkelt kan lese dialogen fra topp til bunn i synkende datoer.

Av en eller annen grunn er standardinnstillingen i Mozilla "Plasser markør etter sitert tekst". Jeg anbefaler å endre det i menyen "Verktøy" → "Kontoinnstillinger" → "Skriv og adressering". Det skal være slik.

Hensikten med brevet … Forretningsbrev er av to typer:

når vi bare informerer samtalepartneren (for eksempel en rapport om arbeidet som er utført i en måned);
og når vi ønsker noe fra samtalepartneren. For eksempel slik at han godkjenner vedlagte faktura for betaling.

Som regel er det mange flere oppmuntrende brev enn rapporterende. Hvis vi ønsker å oppnå noe fra samtalepartneren, er det veldig viktig å si om det i et brev i klartekst. Oppfordringen til handling skal ledsages av en oppfordring til handling ved navn og etterfulgt av siste setning i brevet.

Ikke riktig: "Porfiry Petrovich, jeg vet hvem som drepte den gamle kvinnen."

Ikke sant: "Porfiry Petrovich, jeg hacket i hjel den gamle kvinnen, vær så snill, ta tiltak for arrestasjonen min, jeg er lei av å lide!"

Hvorfor skal korrespondenten tenke for deg hva du skal gjøre med dette brevet? Tross alt kan han ta feil avgjørelse.

Signatur i teksten … Det må hun være. Dessuten lar alle e-postklienter deg konfigurere automatisk erstatning av en signatur, for eksempel den klassiske "Vennlig hilsen …". I Mozilla gjøres dette under Verktøy → Kontoalternativer.

Å skrive eller ikke skrive kontakter i signaturen er alles personlige sak. Men hvis du på noen måte er knyttet til salg - sørg for å skrive. Selv om transaksjonen ikke finner sted basert på resultatene av kommunikasjonen, vil du i fremtiden lett bli funnet av kontaktene fra signaturen.

Til slutt, enda en funksjon i brevets kropp for de samtalepartnere som ikke liker (ikke kan, ikke vil, ikke har tid) å svare på brevene dine. Spesifiser standarden i teksten til brevet. For eksempel, "Porfiry Petrovich, hvis du ikke kommer for å arrestere meg før klokken 12.00 på fredag, så anser jeg meg selv som amnesti." Selvsagt må fristen være reell (du skal ikke sende teksten fra eksempelet fredag kl. 11:50). Mottakeren må fysisk kunne lese og bestemme brevet ditt. Denne "stillheten" fritar deg for ansvar for manglende respons fra samtalepartneren. Som alltid må bruken av denne funksjonen tilnærmes med omhu. Hvis en person svarer på brevene dine i tide og regelmessig, kan et slikt ultimatum, om ikke fornærme ham, så anstrenge ham litt eller føre til en beslutning om ikke å svare på brevet akkurat nå, men få deg til å vente til fredag.

Vedlegg

Brev kommer ofte med vedlegg: CV, kommersielle tilbud, estimater, tidsplaner, skanninger av dokumenter - et veldig praktisk verktøy og samtidig en kilde til populære feil.

Feil: stor vedleggsstørrelse. E-poster med vedlegg på opptil 20 MB mottas ofte. Som regel er dette skanninger av enkelte dokumenter i TIFF-format, med en oppløsning på 600 dpi. Korrespondentens e-postprogram vil nesten helt sikkert henge i noen minutter i forgjeves forsøk på å laste ned en forhåndsvisning av dette vedlegget. Og Gud forby mottakeren å prøve å lese dette brevet på en smarttelefon …

Personlig sletter jeg slike brev med en gang. Vil du ikke at brevet ditt skal havne i søpla før det blir lest? Sjekk størrelsen på vedlegget. Det anbefales at det ikke er mer enn 3 MB.

Hva om det overskrider?

Prøv å rekonfigurere skanneren til et annet format og oppløsning. For eksempel, i PDF og 300 dpi, oppnås ganske lesbare skanninger.
Tenk på programmer som WinRar eller 7zip. Noen filer er perfekt komprimert.
Hva om vedlegget er stort og du ikke kan komprimere det? For eksempel veier en nesten tom regnskapsdatabase 900 MB. Skylagring av informasjon vil komme til unnsetning: Dropbox, Google Drive og lignende. Noen tjenester, som Mail.ru, konverterer automatisk enorme vedlegg til lenker til skylagring. Men jeg foretrekker å administrere informasjonen min som er lagret i skyen selv, så jeg ønsker ikke automatisering fra Mail.ru velkommen.

Og enda en ikke helt åpenbar anbefaling om investeringer - deres Navn … Det må være forståelig og akseptabelt for mottakeren. En gang vi i selskapet forberedte et kommersielt tilbud rettet til … la det være Fjodor Mikhailovich Dostojevskij. Jeg fikk et brev fra lederen med et prosjektforslag for godkjenning, og vedlegget inneholdt en fil med navnet "DlyaFedi.docx". Med lederen som sendte meg dette, fant en dialog sted omtrent slik:

- Kjære manager, er du personlig klar til å henvende deg til denne respekterte personen og navngi ham i ansiktet til Fedya?

– På en eller annen måte nei, respektert mann, alle kaller ham ved hans fornavn og patronym.

– Hvorfor kalte du investeringen «Dlya Fedy»? Hvis jeg sender ham akkurat nå, tror du han vil kjøpe økser av oss til denne CP?

- Jeg skulle endre navn senere …

Hvorfor forberede en tidsinnstilt bombe – en potensiell kundes avvisning – eller gjøre det ekstra arbeidet med å gi nytt navn til en fil? Hvorfor ikke umiddelbart navngi vedlegget riktig: "For Fedor Mikhailovich.docx" eller enda bedre - "KP_Nebo_Topory.docx".

Så, vi har mer eller mindre ordnet opp med e-post som et "ansikt". La oss gå videre til å se på e-post som et verktøy for effektivt arbeid og snakke om dets distraksjon.

Arbeid med bokstaver

E-post er en kraftig distraksjon. Som med all distraksjon, må post håndteres ved å stramme inn reglene og innføre en arbeidsplan.

Som et minimum må du slå av ALLE varsler om ankomst av post. Hvis e-postklienten er konfigurert som standard, vil du bli varslet med et lydsignal, og ikonet ved siden av klokken vil blinke, og en forhåndsvisning av brevet vil vises. Kort sagt, de vil gjøre alt for først å rive deg vekk fra møysommelig arbeid, og deretter kaste deg ned i avgrunnen av uleste brev og usett utsendelser – minus en time eller to fra livet.

Noens kraftige viljestyrke lar dem ikke bli distrahert av varsler, og for vanlige mennesker er det bedre å ikke friste skjebnen og slå dem av. I Mozillla Thunderbird gjøres dette gjennom menyen "Verktøy" → "Alternativer" → "Generelt" → "Når nye meldinger vises".

Hvis det ikke er noen varsler, hvordan forstå at et brev har kommet?

Veldig enkelt. Du selv setter bevisst av tid til å analysere e-post, åpner e-postklienten og ser alle uleste meldinger. Dette kan gjøres to ganger om dagen, for eksempel ved lunsjtid og om kvelden, eller under tvungen nedetid, for eksempel i trafikkork.

Ofte spurt, hva med reaksjonstider og hasteposter? Svaret er: du har ingen hastebrev i posten. Med mindre du jobber i kundestøtteavdelingen (en slik avdeling har egne regler for arbeid med post).

Dersom det er hastebrev, vil avsender varsle deg om dette via andre kanaler – telefon, SMS, Skype. Da vil du bevisst gå inn i e-postklienten og behandle hastepost. Alle tidsstyringsguruer (for eksempel Gleb Arkhangelsky med sin "Time Drive") erklærer standarden for å svare på e-post opptil 24 timer. Dette er en normal regel for god form - ikke forvent umiddelbare svar fra samtalepartneren på e-post. Hvis det er et hastebrev, gi beskjed om det via raskere kommunikasjonskanaler.

Så vi slo av varsler og nå slår vi på e-postklienten i henhold til tidsplanen vår.

Hva skal vi gjøre når vi gikk i posten og begynte å gjøre aktiviteter som heter «parse email»? Hvor er begynnelsen og slutten på dette arbeidet?

Jeg har hørt mye om null innboks-systemet, men jeg har dessverre ikke møtt en eneste person som bruker det. Jeg måtte finne opp hjulet mitt på nytt. Det er artikler om dette emnet på Lifehacker. For eksempel, "". Nedenfor vil jeg snakke om null innboks-systemet i min tolkning. Jeg ville vært takknemlig hvis GTD-guruer ville sjekke inn kommentarene, legge til eller forbedre det beskrevne systemet.

Det er viktig å forstå og akseptere at e-post ikke er en oppgaveplanlegger eller et arkiv for aktivitetene dine. Derfor skal "Innboks"-mappen alltid være tom. Når du har begynt å analysere innboksen din, ikke stopp eller bli distrahert av noe før du tømmer denne mappen.

Hva skal du gjøre med e-poster i innboksen din? Du må gå gjennom hver bokstav sekvensielt og slette den. Ja, bare velg og trykk Delete på tastaturet. Hvis du ikke kan få deg til å slette brevet, må du bestemme deg for hva du skal gjøre med det.

Kan du svare på det på tre minutter? Trenger jeg å svare på det? Ja, det er nødvendig, og svaret vil ikke ta mer enn tre minutter, og svar umiddelbart.
Du må svare, men å forberede svaret vil ta mer enn tre minutter. Hvis du bruker en oppgaveplanlegger som lar deg konvertere en e-post til en oppgave, gjør e-posten din til en oppgave og glem den for en stund. Jeg bruker for eksempel den helt fantastiske Doit.im-tjenesten. Den lar deg generere en personlig e-postadresse: du videresender et brev til den, og den blir til en oppgave. Men hvis du ikke har en oppgaveplanlegger, flytt bokstaven til undermappen "0_Run".
Etter et raskt svar på et brev, forvandlet det til en oppgave eller en enkel kjennskap, må du bestemme deg for hva du skal gjøre med denne meldingen: slett den eller send den til en av mappene for langtidslagring.

Her er mine langtidslagringsmapper.

0_Kjør. Jeg har ikke en slik mappe, men hvis du ikke har en planlegger, jeg gjentar, kan du legge inn brev som krever detaljstudie her. Denne mappen må også rengjøres regelmessig, men med en gjennomtenkt tilnærming til et spesielt angitt tidspunkt.
1_Ref. Det er her jeg legger brev med bakgrunnsinformasjon: velkomstbrev med pålogginger fra ulike nettjenester, billetter til kommende flyreiser, og så videre.
2_Prosjekter. Her lagres korrespondansearkivet om samarbeidspartnere og prosjekter det er et aktuelt forhold til. Det lages naturligvis en egen mappe for hvert prosjekt eller partner. I mappen til en partner legger jeg ikke bare brev fra hans ansatte, men også brev fra ansatte i "Heaven" relatert til denne partneren. Veldig praktisk: om nødvendig er all korrespondanse om prosjektet tilgjengelig med et par klikk.
3_Museum. Her kaster jeg de bokstavene som er synd å slette, og fordelene med dem er ikke åpenbare. Også mapper med lukkede prosjekter fra "2_Projects" migrerer hit. Med et ord, de første kandidatene for sletting holdes i "Museet".
4_Dokumenter. Her er brev med elektroniske prøver av dokumenter som kan være nyttige i fremtiden for regnskap, for eksempel avstemmingsoppgaver fra klienter, billetter til reiser. Mappen har mye til felles med mappene «2_Projects» og «1_Sprav», kun regnskapsinformasjon lagres i den, og ledelsesinformasjon lagres i mappen «2_Projects». I "4_Documents" - død informasjon, og i "2_Projects" - i live.
5_Kunnskap. Det er her jeg bare legger til virkelig nyttige utsendelser som jeg ønsker å komme tilbake til etter en stund for inspirasjon eller for å finne løsninger.

Det er andre innstillinger for e-postklienten som er viktige for driften av dette systemet. Først, som standard, har Thunderbird avmerkingsboksen Merk meldinger som lest valgt. Jeg foretrekker å gjøre det med vilje, så avmerkingsboksen er borte! For å gjøre dette, gå til menyen "Verktøy" → "Alternativer" → "Avansert" → "Les og vis".

For det andre bruker vi filtre … Tidligere brukte jeg aktivt filtre som automatisk videresendte brev til de aktuelle mappene basert på avsenderens adresse. For eksempel ble brev fra en advokat flyttet til mappen "Advokat". Jeg nektet denne tilnærmingen av flere grunner. For det første: brev fra advokat refererer i 99 % av tilfellene til et prosjekt eller partner, noe som betyr at de må flyttes til mappen til denne partneren eller prosjektet. For det andre bestemte jeg meg for å legge til bevissthet. Du må selv bestemme hvor et bestemt brev skal lagres, og det er mer praktisk å søke etter ubehandlede meldinger kun på ett sted - i innboksen. Nå bruker jeg filtre kun for å kategorisere automatiske vanlige brev fra ulike systemer i mapper, det vil si brev som ikke krever at jeg tar avgjørelser. Filtre i Mozilla Thunderbird konfigureres i Verktøy → Meldingsfiltre-menyen.

Så, med riktig tilnærming, bør e-post ta fra 10 til 60 minutter om dagen, avhengig av korrespondansevolumet.

Ja, og en ting til. Du har allerede slått av varsler om ankomsten av nye brev, har du ikke?;)