15 Google Kalender-tips du kan utnytte til fulle

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Bruk hurtigtaster, legg til møteplasser og skjul private hendelser.

1. Lag separate kalendere for ulike behov

Som standard gir Google deg bare én kalender, som lagrer alle hendelsene dine. Bruker du det aktivt, vil arbeidsoppgaver og møter, husarbeid og personlige begivenheter blandes og bli en skikkelig dump.

Derfor er det bedre å lage flere kalendere for ulike typer arrangementer. For å gjøre dette, klikk på tannhjulikonet øverst og gå til innstillingene. Der velger du alternativet "Legg til kalender" → "Opprett kalender". Oppgi en tittel og eventuelt en beskrivelse. På den måten kan du beholde arbeid å gjøre i én kalender, treningsplanen i en annen, bursdager i en tredje, og så videre.

2. Abonner på kollegers kalendere

Noen ganger må vi holde styr på hva våre venner eller kolleger gjør. Hvis de bruker Google Kalender, kan du legge til kalenderne deres til deg selv og holde styr på hvilke hendelser som vises der.

I sidefeltet til venstre finner du linjen som sier «Finn personer». Skriv inn vennens navn eller e-postadresse der. I popup-vinduet som vises klikker du "Be om tilgang" og personen vil motta en melding som ber dem om å tillate dem å se kalenderen sin. Når han bekrefter tilgangen din, vil hendelsene han opprettet vises i delen "Andre kalendere".

3. Velg et tidspunkt for møtet som passer alle

Trenger du å organisere et møte med kollegaer eller samvær med venner, men finner ikke et tidspunkt når alle skal ha fri? I stedet for å sende ut invitasjoner, bruk «Finn tiden»-funksjonen.

Opprett et nytt arrangement og klikk på "Flere alternativer"-knappen. På siden som åpnes velger du fanen "Finn tidspunktet". I Legg til gjester-boksen til høyre skriver du inn navnene på personene du vil invitere – Google lar deg legge til opptil 20 personer. Deres hendelser vil vises foran deg. Hvis noen har noe planlagt, blir de merket som "Opptatt". Det gjenstår bare å finne et tidspunkt for møtet når alle er ledige.

4. Skjul private hendelser

La oss si at du må holde et konfidensielt møte. Og du vil ikke at hele kontoret skal se hvor du skal. For å gjøre dette må du merke møtet som "Personlig". Da vil bare de som du har lov til å redigere (og ikke bare se) kalenderen din se informasjon om.

Opprett et arrangement og gå til "Flere alternativer". Klikk på knappen "Standard personverninnstillinger" og velg alternativet "Privat". Det er det, nå vil ikke utenforstående se hvor, med hvem og når du møter. Hvis kalenderen din er åpen for andre, under et privat arrangement, vil den ganske enkelt vise "Opptatt"-merket, ingen detaljer.

5. Legg til videomøter

I stedet for å kringkaste Skype- eller Google Hangouts-påloggingen til alle kollegene dine, kan du sette inn videokonferansekoblingen direkte i kalenderhendelsen. For å gjøre dette, klikk på knappen "Legg til videokonferanse" når du oppretter en hendelse i "Andre parametere". Når tidspunktet for møtet kommer, vil de inviterte bli bedt om å ringe i Google Hangouts.

6. Legg ved vedlegg

Ofte, på møter eller konferanser, trenger du tilgang til et dokument som alle har samlet seg for å studere. Google Kalender lar deg legge ved filer og dokumenter direkte til arrangementet. På denne måten vil alle inviterte deltakere ha enkel og rask tilgang til dem.

Velg ønsket hendelse og klikk på knappen med blyantikonet for å redigere den. I "Beskrivelse"-elementet klikker du på bindersikonet og laster opp alle nødvendige filer. De kan tas fra datamaskinen din eller legges til fra Google Disk-skyen.

7. Slå på verdensklokken

Verdensklokkefunksjonen i Google Kalender er veldig nyttig hvis du jobber med eksterne arbeidere over hele verden. Med dens hjelp kan du enkelt finne ut hvilken tid de har, rett fra grensesnittet.

Åpne "Innstillinger" ved å klikke på det aktuelle elementet i menyen med et tannhjul øverst. Finn "Verdensklokke" på siden. Slå på alternativet Vis verdensklokke, og legg deretter til byene der kollegene dine bor. Og deres lokale tid vil vises i sidefeltet.

8. Varsle inviterte via e-post

Noen ganger må du informere de som er invitert til et møte om å gjøre noe - for eksempel ta med bærbare datamaskiner eller lese noe materiell på forhånd. Du kan i prinsippet skrive om dette i kommentarfeltet til arrangementet, men det er mer pålitelig å tiltrekke folks oppmerksomhet via e-post.

For å gjøre dette, åpne det kommende arrangementet og klikk på konvoluttikonet. Og du vil bli bedt om å skrive en melding som vil bli sendt til alle inviterte deltakere.

9. Legg til spesifikke møtepunkter

Fordelen med arrangementene som er planlagt i «Google Kalender» er at du kan legge ved lenker til «Google Maps» til dem. Så du slipper å ringe eller skrive til møtedeltakerne og forklare dem lenge og kjedelig hvordan du kommer deg dit og dit.

Gå til møtealternativer og finn "Hvor"-feltet. Skriv inn adressen der, så finner Google den. Nå, når den inviterte åpner arrangementet, kan han klikke på adressen og se møtestedet på kartet.

10. Legg til interessante kalendere

Google lar deg abonnere på såkalte interessante kalendere. I dem kan du for eksempel se timeplanen for ferier i ditt område, hendelser fra sportens verden eller månens faser.

Finn "Andre kalendere"-delen i venstre rute og klikk på "+"-tegnet. I menyen som åpnes velger du Interessante kalendere. Kryss av i boksene du vil abonnere på, og de vil vises i timeplanen din.

11. Del kalenderne dine

Om nødvendig kan du gjøre det slik at andre brukere kan se (eller til og med redigere) kalenderne dine. Dette er nyttig hvis du leder et team med kolleger og vil at de skal være oppmerksomme på alle kommende arrangementer. Eller du er student og har laget en forelesningsplan for klassekamerater.

Hold markøren over ønsket kalender i venstre rute og klikk på ellipsen. Velg Innstillinger og deling. I menyen som åpnes, i delen "Tilgangstillatelser", kan du gjøre kalenderen offentlig (for alle Internett-brukere), legge til individuelle bekjente (for dette trenger du e-postadressen deres), eller kopiere lenken til kalenderen, som skal deretter sendes på en passende måte.

12. Bruk hurtigtaster

Å bruke tastaturet kan være raskere og mer effektivt enn å flytte musepekeren. Google Kalender har en god del hurtigtaster, en komplett liste over disse kan bli funnet. Her er noen av de mest nyttige:

• c - opprette en ny hendelse.
• Tilbake eller Slett - slett hendelse.
• / - gå til søkefeltet.
• Tall fra 1 til 6 - bytt kalendervisning: dag, uke, måned, år, agenda.
• t - gå til i dag.
• k eller s - bla i kalenderen til forrige datoperiode. Det vil si at hvis du har en kalender i månedsvisning, vil den rulle til forrige måned. Hvis i dagmodus - på dagen før og så videre.
• j eller - bla i kalenderen til neste datoperiode.

13. Dra og slipp hendelser

Hvis du opprettet en hendelse, men gikk glipp av dagen eller klokkeslettet, er det ikke nødvendig å gå inn i hendelsesinnstillingene og legge inn tallene manuelt. Ta tak i hendelsen og dra den til ønsket dag eller klokkeslett – det vil gå raskere på denne måten.

14. Bruk Google Tasks

Google Tasks er en enkel oppgavebehandling integrert rett i Google Kalender. For å åpne dem, klikk på det blå ikonet i panelet til høyre og du vil se en liste over oppgavene dine. Det er ikke så mange funksjoner som noen Wunderlist, men Google Tasks er alltid foran øynene dine.

Du kan legge til nye saker, redigere dem, tildele dem en forfallsdato og gjenta frekvens enten gjennom panelet i nettgrensesnittet eller gjennom Google.

15. Angre unødvendige handlinger

Til slutt et lite triks. La oss si at du har opprettet en hendelse, flittig gitt den en beskrivelse, lagt ved en haug med filer til den, koordinert den med alle kollegene dine og deretter utilsiktet slettet.

Rolig! Du trenger ikke å gjenskape det. Bare trykk på tastekombinasjonen Ctrl + Z, og den slettede hendelsen vil bli gjenopprettet. På denne måten kan du angre enhver utilsiktet kalenderaktivitet. Dette er litt uklart fordi grensesnittet ikke har en "Angre"-knapp, men det er veldig nyttig.