Hvordan organisere arbeidsplass og kontortid

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Alt arbeid på kontoret begynner med deres eget arbeidsområde, men ofte tar folk ikke nok oppmerksomhet til dette øyeblikket. Arbeidsområdet er ikke bare møbler og en datamaskin, men også planlegging, arbeidsflyt, tilleggsverktøy. Denne artikkelen inneholder enkle tips om hvordan du kan organisere arbeidsplassen på riktig måte.

Det hele starter fra arbeidsplassen.

D. Carnegie

Arbeidet begynner med arbeidsplassen og dens organisering. Det finnes selvfølgelig unntak i form av kreative og unike personligheter som denne saken ikke er så viktig for. Men selv de har sitt eget system for kreativ lidelse, selv om de ikke innrømmer det. De fleste jobber ved vanlige pulter i vanlige kontorlokaler, og følgende tips er ment for dem.

Skrivebord

Riktig arbeidsmiljø stiller sinnet til riktig rytme. Du holder ikke huset i et rot, og du vet nøyaktig hvor og hva som er. Det er det samme på arbeidsplassen: alt skal være på sin plass, og ingenting overflødig som kan distrahere fra hovedoppgavene.

Hvordan starter det hele når du nettopp kommer på jobb? Fra skrivebordet. Og det er vanligvis hauger med papirer, spredt skrivesaker, krus, noen ubrukelige suvenirer og støv på datamaskinen. Og hva blir den interne tilstanden bak en slik arbeidsplass? Umontert. Du vil selvfølgelig ikke tro det, men underbevisstheten har allerede bestemt alt. Uansett hva virkeligheten er rundt, så er du det også. Og bevisstheten fanget opp denne tanken, og humøret ditt er borte.

Hold skrivebordet ryddig til enhver tid. Start dagen med å tørke støv, juster belysningen, skriv nyttig informasjon på klistremerker, vask kaffekoppen, fyll ut kalenderen – kom i gang. Disse enkle handlingene vil gi energi til arbeidet som følger.

Den ideelle arbeidsplassen er et verktøy for jobben, komfortabel belysning, viktige skrivesaker og enkle møbler for arbeideren.

Hvordan jobbe: stående eller sittende? Du bestemmer. Jeg tror det er bedre å sitte, men du må definitivt ta pauser: gå, varme opp litt, få frisk luft, klatre 2-3 etasjer opp trappene. Arbeidsplanen min: 45 minutter - en oppgave uten avbrudd, 15 minutters pause, deretter 1 time sammenhengende arbeid og 15 minutter hvile. Slik er arbeidsdagen bygd opp.

Ikke glem ditt eget skap eller arkiv, da hver ansatt alltid har sin egen personlige mappe eller papirarkiv. Du kan også oppbevare personlige ting i skapet som du ikke vil vise frem. Hver hylle og skap skal oppfylle sin funksjon og ikke krysse andre elementer. Dette vil gjøre det mer praktisk å jobbe med dokumenter og diverse tilbehør.

Elektronisk dokumenthåndtering

Lag sikkerhetskopier av arbeidet ditt, dokumenter, prosjekter, tjenesteinformasjon lagret på arbeidsdatamaskinen din og send dem til bedriftens server eller skylagring.

Hvor mye energi og nerver folk bruker på grunn av den tapte informasjonen! Datamaskinen krasjet, hang, noen slettet viktig data ved et uhell. Ikke gjenta feilen og ta sikkerhetskopi. Ikke la omstendighetene styre deg og arbeidet ditt.

Ikke installer unødvendige applikasjoner, de fleste av de nødvendige operasjonene utføres i standard programvarepakker. Hvis du er flytende i et bestemt verktøy for arbeid, be ledelsen eller IT-avdelingen om å installere det, rettferdiggjør ditt effektive arbeid i det.

Et annet enkelt tips: prøv å holde deg til én ting i ditt elektroniske rom. Hvis du liker Yandex-tjenester, velg dem, hvis Google-tjenester - arbeid med dem. Du vil kjenne alle styrker og svakheter ved verktøyene, og du vil også raskt kunne sette opp systemet ditt på et nytt sted. Kappløpet etter ferske programmer er ikke alltid berettiget.

På arbeidsstasjonen, lag ditt personlige enkle elektroniske hierarki. Du bør finne noen av dine gamle dokumenter på kort tid. Dette er spesielt viktig når du er pålagt å raskt løse noe, og du har glemt hvor denne informasjonen er lagret.

Skann alle de viktigste dokumentene. Mange arbeidskonflikter mellom avdelingene oppsto på grunn av noe tapt viktig papir.

Planlegger

Har du lagt merke til at arbeid noen ganger blir til et rot: en haug med oppgaver, samtaler, møter, sjekke papirer. Og du snurrer i dette i det uendelige. Det ser ut til at du jobber, men det er vanskelig å kalle det arbeid. Bak alt dette er det generelle bildet av hva som skjer ikke synlig, og dette er et av problemene med moderne produktivitet: det er handlinger, resultater er også der, men de er ikke veldig merkbare i rutinen.

For å unngå dette er det nødvendig å lage en plan over oppgaver og aktiviteter for dagen, uken og til og med for en måned.

De fleste bruker notatbøker eller dagbøker. Ja, det er bra, men papir er "random access memory", det lagrer all flyt, og hovedinformasjonen går tapt i overfloden av sider. En notatbok eller dagbok er allerede en arkaisk måte å planlegge på. I dagboken ser du ikke hele bildet av hendelser, ikke finne ut når det er bedre å gjøre en ting, og når en annen, og du kan også gå glipp av en viktig hendelse. Det er ingen måte å trekke de nødvendige dataene og gjennomføre en omfattende analyse. Tenk deg hvor mange sider du må bla gjennom for å samle den nødvendige informasjonen.

Nå er det mange applikasjoner og nettjenester for å organisere arbeidstiden din. Tro meg, dette bør gjøres hvis du ønsker å jobbe produktivt uavhengig av situasjon og humør. Gjøremålsliste i dag handler om effektiv oppgave- og tidsstyring.

Jeg bruker kontekstplanleggingssystemet i Outlook-miljøet til Gleb Arkhangelsky. Det jeg liker med det: verktøyets enkelhet og effektivitet, en velkjent applikasjon, kombinasjonen av kalender, oppgaver og e-post i ett informasjonsrom, integrasjon med kontorapplikasjoner. Enhver ansatt kan læres opp i dette planleggingssystemet på kort tid.

Her er noen tips for å organisere arbeidstiden din:

• Planlegg fleksibelt, i sammenheng, ikke stivt i tid.
• Lær å forstå hva som er viktig og hva som ikke er det.
• Skilt enkelt med ubetydelige saker.
• Sett pris på kvaliteten på tiden brukt, ikke tiden i seg selv.
• Si nei til deg selv og andre når det er nødvendig.
• Start dagen med utfordrende og ubehagelige oppgaver.
• Når du planlegger oppgaver og prosjekter på jobben, sett tidsfrister for dem.

Et kraftig psykologisk triks er å krysse ut en fullført oppgave eller sette en hake foran den. Dette vil gi deg ekstra indre energi for å oppnå gode resultater. Du vil se at alt ikke er forgjeves.

Jobber med post

Hvordan organisere arbeid med post?

Først må du stille inn driftstiden med den for å redusere antall avbrudd. Det er best å gjøre dette om morgenen, når oppgaver begynner å danne seg, og om ettermiddagen, når du må sjekke hvordan ting er.

For det andre bør du ikke svare på tvetydige brev med en gang. Du må tenke på alt: anke, konstruksjon av et svar, tilleggsinformasjon. Prøv å holde subjektiviteten så lav som mulig. Glem raske svar, som alle pleide å gjøre på sosiale nettverk.

For det tredje, ikke overbelast teksten i brevet med informasjon som bare er forståelig for avsenderen selv. Prøv å svare kort og konsist, og vei hvert ord. I vår digitale tidsalder er dette veldig viktig: ingen er interessert i å vasse gjennom unike slutninger.

Og til slutt, ikke glem nettette: henvendelse til mottakeren, skrivestil, saksinformasjon, kontaktinformasjon. Lær hvordan du skriver et brev, analyser det du har skrevet og hvordan du søker.

Ekstra verktøy

En annen ting som bidrar til å gjøre arbeidet mer effektivt er tavlen. Et uunnværlig verktøy, spesielt når avdelingen brainstormer eller løser et alvorlig problem med mellomstadier.

I min yrkeskarriere var styret en uunnværlig egenskap ved arbeidsmiljøet. Det er også nyttig når det gjelder å spare papir. Du vil ikke tro hvor mange ark som brukes på å forklare ideene og løsningene dine.

Takket være visuell tenkning (alle har det), kan folk tegne sammen på tavlen, forklare tankene sine og foreslå de beste løsningene på et problem. Alle kan se og forstå alt.

Jeg vil gjerne legge til at musikk hjelper meg i arbeidet mitt. Det har en positiv effekt på produktiviteten min, spesielt når jeg skal jobbe med repeterende oppgaver på en datamaskin eller lage en stor pakke med dokumenter. Generelt er det greit å starte morgenen med positiv musikk. Men du bør ikke slå den på for alle, husk: du jobber ikke alene, for noen vil musikken bare forstyrre.