Gantt-diagram er et verktøy for de som ikke liker å gå glipp av tidsfrister

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2024-01-15 16:48

Du vil se hva du skal gjøre og hvorfor, og du vil ikke glemme noe.

Hva er et Gantt-diagram

Gantt-diagrammet er et planleggings- og oppgavestyringsverktøy som ble oppfunnet av den amerikanske ingeniøren Henry Gantt. Det ser ut som horisontale stolper plassert mellom to akser: listen over oppgaver vertikalt og datoer horisontalt.

Diagrammet viser ikke bare selve oppgavene, men også rekkefølgen deres. Dette lar deg ikke glemme noe og gjøre alt på en riktig måte.

Hvem trenger et diagram

Hvis du er en planleggingsfanatiker og elsker vakre diagrammer, er Gantt-diagrammet for deg. Hun skal hjelpe til både med lansering av nettbutikk og som forberedelse til et storstilt arrangement. I hverdagen er diagrammet nyttig for å selvplanlegge et bryllup, pusse opp eller bygge hus, reise eller forberede en økt.

For eksempel vil en frilanser med et Gantt-diagram være trygg på at de kan ta på seg et annet prosjekt. Og bruden, som ser på timeplanen, vil ikke bekymre seg for at hun ikke gjør noe.

I virksomheten hjelper et Gantt-diagram alle. Entreprenøren vet nøyaktig hva som skal gjøres, til hva og når, sjefen hans kontrollerer fristene, og byggherren er rolig hvis han ser på hvilket stadium prosessen er.

Verktøyet vil også komme godt med for prosjektpresentasjon. Kunden eller sjefen vil se volumet og timingen av arbeidet og forstå hvorfor nettsidedesignet for eksempel tar tre måneder, og ikke en uke.

Hvordan komme i gang med et Gantt-diagram

Først av alt må du lage en tabell med kildedataene. Du kan gjøre dette hvor som helst: selv på et stykke papir, i det minste umiddelbart i programmet for å bygge et diagram.

Tabellen trenger tre typer data: oppgavenavnet, startdatoen og varigheten, eller forventet sluttdato for oppgaven. Vurder tidslinjen, ressursene og budsjettet til prosjektet for å gi en realistisk sluttdato.

La oss for eksempel si at dere to bestemmer dere for å pusse opp soverommet. Tabellen vil se slik ut:

Hvis reparasjonen utføres av et arbeidslag, vil tidspunktet for hver oppgave være forskjellig.

Hvor og hvordan bygge et Gantt-diagram

Det er programmer der du må bygge et diagram i flere trinn. Og det er spesialiserte verktøy der det er nok å klikke på et par ikoner.

Valg av verktøy avhenger av omfanget og verdien av prosjektet. Hvis du lager et diagram for deg selv, kan du bruke gratisløsninger eller prøveversjoner av programmer. For store bedrifter som jobber med dyre prosjekter er profesjonelle programmer bedre egnet.

1. Microsoft Excel

• Pris: 5 199 rubler for en PC eller lisensiert abonnement fra 269 rubler per måned.
• Fri periode: 1 måned.

Et av de mest populære programmene for å jobbe med tabeller og grafer. Du kan bruke en mal for å lage diagrammer om og om igjen.

Microsoft Excel →

2. LibreOffice Calc

Pris: er gratis.

En analog av MS Excel fra The Document Foundation, et non-profit selskap.

For å bygge et Gantt-diagram, lag en tabell med kildedata. Skriv inn navnene på oppgavene, startdatoene deres og varigheten i dager i de tre kolonnene.

Velg deretter området med verdier (du trenger ikke velge kolonnenavn) og start diagramveiviseren ved å bruke det aktuelle ikonet eller gjennom menyen "Sett inn" → "Diagram".

Velg et stablet stolpediagram. Du vil ende opp med et diagram i omvendt rekkefølge.

For å snu en vertikal akse, klikk på den og velg "Formater akse …". Deretter, på "Skala"-fanen, klikk "Reverse".

For å vise datoer på den horisontale aksen, klikk på den og velg "Formater akse …". I Numbers-fanen finner du datoformatet du ønsker. Deretter, i "Skalering"-fanen, fjern merket for "Automatisk"-avmerkingsboksene for elementene "Maksimum", "Minimum" og "Hovedintervall".

Fyll inn verdiene i feltene som vises:

1. Minimum er startdatoen for den første oppgaven.
2. Maksimum er sluttdatoen for den siste oppgaven.
3. Hovedintervall. Hvis oppgavene er kortsiktige, er det nødvendig med et lite intervall (1) slik at de eksakte start- og sluttdatoene er synlige på diagrammet. Og hvis oppgavene og selve prosjektet er langsiktige, så er det bedre å velge et større intervall slik at tidsplanen ikke viser seg å være for lang.

For lesbarhet, i Bildetekst-fanen for Y-akse-alternativene, setter du tekstretningen til 90 grader.

For å beholde bare visningen av varighetsdata, høyreklikk på fargen på unødvendige linjer og velg Formater dataserie. I fanen "Områder" velger du "Ingen" fra rullegardinmenyen. Du vil ha et veldig grunnleggende Gantt-diagram.

LibreOffice Calc →

3. Microsoft Project

• Pris: fra 1 875 rubler per måned.
• Fri periode: 1 måned.

Et spesialisert produkt fra Microsoft for prosjektledelse. Den er innebygd med kjente Microsoft-verktøy som Excel, PowerPoint og til og med Skype for Business. Det er flere tillegg.

Egnet for mellomstore og store bedrifter som ønsker å ikke bare visualisere data, men også fullt ut administrere prosjekter, prosjektporteføljer og ressurser.

Diagrammalen er innebygd i programmet, så du trenger et minimum av innsats.

Microsoft Project →

4. OnlyOffice

• Pris: fra 60 rubler per måned.
• Fri periode: 1 måned.

Programvare for prosjektledelse. Ved registrering er funksjonene CRM, mailserver, arbeid med dokumenter, bedriftschat og blogg tilgjengelig.

Diagrammet bygges automatisk etter at alle oppgaver er lagt inn i prosjektstrukturen. Avhengigheter og tidsfrister kan settes direkte på diagrammet ved å dra og slippe oppgaver med musen. Grensesnittet er intuitivt, det er tips.

OnlyOffice →

5. Smartsheet

• Pris: fra $14 per måned.
• Fri periode: 1 måned.

Verktøyet er spisset for å administrere samarbeid. Du kan bruke maler for prosjekter og tilbakevendende oppgaver. Det er integrasjon med kontorapplikasjoner fra Microsoft, Google og andre.

Passer for store bedrifter med store prosjekter og frilansere som er klare for å bli med i andres prosjekter.

Å lage et prosjekt er som å lage en liste over oppgaver i tabeller. Du kan importere tabeller fra dokumentene dine. Gantt-diagrammet bygges ved å klikke på det tilsvarende ikonet i "Visninger"-delen.

Grensesnittet er russifisert, men videoinstruksjonene er på engelsk.

Smartsheet →

6. GanttPRO

• Pris: fra 6,5 dollar per måned.
• Fri periode: 14 dager.

Du kan opprette flere arbeidsområder og administrere forskjellige prosjektteam. Du kan redigere oppgaver, deres tidsfrister og avhengigheter rett på diagrammet ved å dra og slippe elementer med musen.

Det er styring av ressurser, arbeidsplan for utøvere, timepriser og prosjektkostnader. Du kan gi tilgang ved referanse eller eksportere diagrammet for presentasjon for kunden.

Når du oppretter et prosjekt, vil programmet tilby å fylle ut et kort spørreskjema om din bedrift for å finne en passende mal. Deretter kan du redigere malen eller lage din egen.

GanttPRO →

7. Comindware

• Pris: fra 300 rubler per måned.
• Fri periode: etter forespørsel fra lederen.

Comindware passer for mellomstore og store bedrifter. Programmet lar deg administrere prosjekter, ressurser, forretningsprosesser. Forretningsprosesser kan integreres direkte i prosjekter. Har sitt eget sosiale nettverk. Du kan importere filer fra tabeller, overføre prosjekter og oppgaver fra MS Project.

Comindware →

8. «Google Regneark»

Pris: er gratis.

Kartveiviseren for Google Sheets hjelper ikke her. Men det er en løsning - betinget formatering.

Etter å ha lagt inn de første dataene i tabellen til høyre for den, plasser datoene for prosjektet.

Velg celleområdet mellom de originale dataene og datoene. Det skal bygges et diagram der. Høyreklikk og velg Betinget formatering.

Fra Formater celler-menyen, velg Formelen din og skriv inn = OG (E $ 1 = $ B2). E1 er den første cellen av prosjektdatoene. C2 - celle med slutten av den første oppgaven. B2 - celle med begynnelsen av den første oppgaven.

Gantt-diagrammet er klart. Du kan endre datoer og legge til nye oppgaver. Bare husk å justere området for betinget formatering etter behov.