Hvordan utnytte GTD-systemet bedre

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Forfatter og blogger Leo Babauta forklarer hvordan du kan fortsette å planlegge og bli kvitt alt som hindrer deg i å være produktiv.

Hvorfor er dette systemet nødvendig

Getting Things Done (GTD) er et velkjent system for å få ting gjort av David Allen. Når du bruker det, blir absolutt all innkommende informasjon registrert og delt inn i lister. Målet er å få ting gjort ved å bruke mer tid på det som virkelig betyr noe.

Med GTD-systemet kan du oppnå svært stor suksess. Her er bare noen av dem:

• Du takler mange oppgaver.
• Du blir tryggere på deg selv.
• Du utsetter mindre og blir mindre distrahert.
• De stoler mer på deg: andre vet at du alltid bringer alt til slutt.
• Du blir oftere invitert til å jobbe fordi en solid tilnærming til virksomheten er etterspurt.
• Du forandrer deg til det bedre – du innser hva som virkelig er viktig for deg, du blir nysgjerrig, du begynner å lære, bygger sterke relasjoner med mennesker og blir kvitt gamle oppfatningsmønstre som hindrer deg.
• Du tjener mer.
• Du er i stand til å skape en vellykket oppstart eller bygge et flott selskap.
• Du kan dele ideene dine – i en bok, blogg eller forelesning.

Men for å få alle disse fordelene, må du forstå hvordan du bruker systemet effektivt og finne ut hva som hindrer det. Leo Babauta, forfatter og forfatter av den populære bloggen Zen Habits, forklarer hva du må gjøre for dette.

Hvordan bruke GTD-systemet mer effektivt

Finn ut hva som holder deg tilbake fra å være produktiv

Vanen med å utsette. Du er nølende med å nærme deg oppgaven på grunn av dens kompleksitet: enten føler du at du ikke vil være i stand til å takle den, eller så har du ikke forstått den i det hele tatt. Dette er utsettelse.

Vanen med distraksjon. Du klarte å komme i gang, men du bytter umiddelbart til en annen oppgave. Alle de samme tvilene og usikkerhetene får deg til å utsette det til fordel for en enklere trening eller bare begynne å drepe tiden. Denne konstante vekslingen fører til tap av konsentrasjon. Samtidig ser det ut til at du vil være uendelig opptatt.

Perfeksjonisme. Du kan ikke komme deg ned på jobb over lengre tid, for det er ikke riktig tidspunkt for det nå. Eller du utsetter å fullføre den fordi den ikke var perfekt.

Du vil for eksempel starte en blogg, men det gjør du ikke, for før du finner den perfekte plattformen og temaet for det, har du ikke nok fritid og har fortsatt ikke en liste over gode ideer. Eller du skrev en artikkel og ikke publiserer den fordi materialet fortsatt mangler å ferdigstilles – faktisk tør du rett og slett ikke.

Miljø. Folk frustrerer planene dine, gjør ikke noe i tide, kompliserer alt, ødelegger det, klager og irriterer. Og stole på andre mennesker, er det noen ganger vanskelig å nå målene dine. Oftere enn ikke er dette bare en unnskyldning til deg selv.

Distraksjoner. Dette er mennesker, eventuelle hendelser, problemer. De forstyrrer arbeidet ditt. Noe du kan kontrollere, noe kan du ikke.

Utmattelse. Du er sliten, sulten, utslitt, forvirret eller lei. Problemer som disse er i veien for konsentrasjon og å få ting gjort.

I dette tilfellet trenger du bare å lade opp: ta en lur, ta en tur, meditere.

Eller ta på seg oppgaver som ikke krever mye energi: sorter posten, gjør den administrative rutinen. Hvis tretthet har vært observert i lang tid, se gjennom kostholdet og søvnen.

Frykt, tvil, følelser av hjelpeløshet og selvtillit. De er kjernen i de fleste av hindringene nevnt ovenfor.

Finn ut hva du mangler for å jobbe mer effektivt

De valgte punktene vil være løsningen på problemene nevnt ovenfor.

Evne til å prioritere. Du kan oppnå suksess hvis du bruker mesteparten av tiden din til viktige oppgaver. Når du er opptatt med ikke-essensielle aktiviteter eller stadig skifter mellom aktiviteter, er du mindre effektiv. Du må velge ett viktig problem og kun fokusere på det.

Etter hvert vil du lære å identifisere hvilke oppgaver og prosjekter som er av stor verdi for deg. Er det viktigere å svare på meldinger enn å skrive en artikkel? Hva er mer fordelaktig for din karriere, lykke, helse?

Evne til å starte virksomheten riktig. Det er tendensen til å utsette som er et av de vanligste og mest smertefulle problemene som står i veien for å nå et mål. Derfor er det viktigste for å fullføre oppgaver å komme i gang.

Fokuser på det første, minste trinnet. Så liten som mulig. Skap et miljø som gjør det enklere å komme i gang. For eksempel, da Leo selv ønsket å utvikle vanen med å løpe, fokuserte han kun på å ta på seg joggeskoene og komme seg ut av huset.

Sprintarbeid. Denne tilnærmingen hjelper deg med å takle multitasking og distraksjoner. Denne teknikken kalles også Pomodoro. Den er basert på inndelingen av arbeidet i korte intervaller på 15-25 minutter (sprints), hvor du trenger å konsentrere deg om kun én oppgave, uten å bli distrahert av noe annet.

Deretter følger en liten pause, hvorpå du starter en ny sprint. Hvis du aldri har brukt denne metoden, kan du ordne et par slike arbeidssegmenter om dagen, og etter en uke begynne å gradvis øke antallet.

Oppgavelistehåndtering. Hjelper å konsentrere seg og takle alt som er planlagt. Men prøv å ikke overkomplisere. Finn et enkelt planleggerprogram, skriv inn alt du trenger å gjøre i nær fremtid, og velg hver dag hvilke oppgaver du vil fokusere på i dag.

Planlegg tre viktige og tre mindre oppgaver for dagen - dette tallet kan endres avhengig av lengden på arbeidsdagen din, kompleksiteten til oppgavene og hastigheten på gjennomføringen.

Evne til å akseptere feil. Perfeksjonisme kommer i veien for å få ting gjort. Bekymre deg derfor ikke så mye om perfeksjonen av arbeidet ditt som om dets fullføring. Hold deg til "elendig første utkast"-regelen av forfatter Ann Lamotte.

Hun er overbevist om at den eneste måten å begynne å skrive godt på (og i det hele tatt begynne å gjøre det) er å skissere et svakt og ubrukelig utkast. Etter en stund vil du gå tilbake til resultatet og polere det.

Arbeid i en modus av usikkerhet. Frykt og vanskeligheter vil ofte hjemsøke deg. Derfor er det veldig nyttig å lære å jobbe i en tilstand av denne usikkerheten: å holde deg selv i kontroll, ikke å gjemme seg fra oppgaver og indre opplevelser, og ikke å klage.

For å gjøre dette, hver gang du legger merke til noe slikt bak deg, legg alt til side og prøv å føle tilstanden din. Aksepter det. Vær oppmerksom på dine fysiske sensasjoner. Sørg for at usikkerhet og ubehag er i orden. Lær å sette pris på øyeblikkene som de er.

Evne til å se det store bildet. En ting er å være helt fokusert på en enkelt oppgave, og noe helt annet er å kunne se på situasjonen som en helhet. En generell analyse av situasjonen bør utføres om morgenen og om kvelden, samt et par ganger i løpet av dagen - i tilfelle du trenger å justere handlingsplanen.

Alle av oss er til tider distrahert, avbrutt og møtt med uforutsette vanskeligheter. For å holde deg produktiv, må du lære å endre fokus når det er nødvendig.

Evne til å være ansvarlig. For det første betyr det ikke å klandre andre mennesker for alle vanskelighetene du møter på veien til å nå målet ditt. Ta fullt ansvar for din del av arbeidet.

Vær en leder - vis initiativ, følg suksessen til hele laget, selv om du er en enkel underordnet i det.

Åpen kommunikasjon. Slik at alle tydelig forstår sitt ansvar og sine grenser, samt konsekvensene av manglende overholdelse. Dette vil bidra til å skape en struktur der alle involverte kan jobbe enklere og mer effektivt. Prøv å behandle folk oppriktig og positivt, til tross for alle deres feil.

Evne til å planlegge. Overfloden av oppgaver i dagboken bidrar ikke til å nå målet på noen måte. I stedet er det best å lage en minimal liste ved å svare på enkle spørsmål. Hvordan starte dagen med å fullføre viktige oppgaver? Hvordan løpe spurter slik at ingen distraherer deg? Hva må du ta ansvar for? Når er det verdt å hente posten? Når bør jeg planlegge møter? Hvordan vil du rangere dagen din?

Svarene vil hjelpe deg med å planlegge dagen. Ikke streb etter at det skal være perfekt. Ved å analysere hva som skjer vil du over tid finne det beste alternativet.

Hvor skal man begynne forbedring

Lag en enkel plan. Det er slett ikke nødvendig å prøve å mestre alle de manglende ferdighetene på en gang. For det første er det best å fokusere på de fire første som du vil øve på daglig:

• Prioritere og definere oppgaver for dagen.
• Sprintarbeid.
• Meditasjon - når du føler frykt, usikkerhet eller usikkerhet.
• Analyse på slutten av dagen og revisjon av planen.

Legg merke til hva du skal gjøre og hvordan. Vis den resulterende planen til noen du kjenner og rapporter tilbake til ham hver dag i en uke. Lov hver uke å dele dine suksesser, utfordringer og hvordan du vil forberede deg til starten på en ny syv-dagers periode.

Bruk 10 minutter hver kveld på å se hvordan dagen din gikk og om du fullførte alle punktene i planen din. Skriv ned hva som skjedde, hva som forhindret, hvordan du kan akselerere bevegelsen fremover.

Over tid vil sprint, meditasjon og andre ferdigheter bli lettere for deg. Begynn deretter å lære nye og effektive tilnærminger etter hvert som du gradvis forbedrer systemet ditt. Det viktigste er å huske å trene.