Hvordan forhindre at brev overvelder deg

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Det er to kategorier mennesker. Noen har fullstendig orden i alt: bokstaver er sortert, ikoner på skrivebordet er ordnet. Andre kan ikke åpne postkassen uten frykt, fordi det er en hel bølge av uleste brev, som det blir flere og flere av hver dag. De er imidlertid enkle å ha med å gjøre.

En enkel parsing av bokstaver vil ikke rette opp situasjonen hvis postkassen ser ut som et overfylt skap, hvis dør du åpner med lukkede øyne slik at ingenting faller ut. Du må endre tilnærmingen din til å jobbe med post. Da kan du bruke mer effektivt tiden som vanligvis brukes på en endeløs strøm av nye meldinger – på viktigere oppgaver.

Still deg selv to spørsmål for å komme i gang:

1. Hvorfor mottar du mange e-poster?
2. Hva hindrer deg i å raskt demontere dem?

Basert på svarene dine, kom i gang med å løse problemet og bruk noen nyttige tips underveis.

Ta avgjørelser

En blokkering i postkassen din kan indikere et problem med beslutningstaking. Mange mennesker er rett og slett uvillige til å ta ansvar. De utsetter spørsmålene som må besvares til senere for å løse alt i en mer avslappet atmosfære. Eller de finner andre unnskyldninger for seg selv, bare for ikke å sende svarbrev nå.

For ikke å starte hver e-post med en unnskyldning for å være sen med svaret, at brevet ble borte blant andre eller havnet i spam (og faktisk forble det en stille bebreidelse i innboksen, mens du tålmodig venter på øyeblikket når du skal åpne det igjen), jobb med deg selv: ta avgjørelser.

Gjør det til en regel å åpne et brev, gjør umiddelbart det det krever av deg, og skriv umiddelbart et svar. Og ikke klikk på krysset før posten er sendt.

Bli kvitt overflødig

Du kan enkelt redde deg selv fra å motta noen brev:

1. Avslutt abonnementet på unødvendige utsendelser som du lenge har sluttet å ta hensyn til. Dette er et spørsmål om noen sekunder og et par klikk: uleste brev med reklamemateriell vil ikke lenger samle seg i postkassen.
2. Deaktiver varsler fra sosiale nettverk og ulike nettjenester.
3. Omdiriger brev du mottar til personlig post fra klienter til en annen postboks, med angivelse av adressen på nettstedet til bedriften din. En annen utvei er å lage et eget tilbakemeldingsskjema.

Kort sagt, gjør alt mulig for at posten ikke skal bli et sort hull som tilfeldig suger inn alt: både nødvendig og unødvendig.

Tilpass filtre

Hvis du trenger nyhetsbrev for å finne ut om det beste materialet fra favorittmediene dine eller rabatter i nettbutikker, kan du legge igjen dem. Men fjern fra mappen med direkte innboks ved hjelp av filtre. Posttjenesten, som bruker dem, vil sende brev til de nødvendige mappene av seg selv.

Grunnlaget for filtrering kan være avsenderens adresse eller for eksempel nøkkelordene i meldingens brødtekst. Alt avhenger av hva slags brev du ønsker å fjerne fra hovedpostmappen.

Finn en annen oppgavebehandling

Postboksen skal ikke erstatte den klassiske oppgavelisten din eller planleggerprogrammet. Så snart du mottar et brev, og sammen med det en ny sak, overfører du det fra posten til huskelisten din.

Dikter svarene

Hvis svarene er vanskelige for deg på grunn av at du ikke liker prosessen med å skrive brev, gå den andre veien. Prøv å bruke dikteringsfunksjonen: Teknikken registrerer det du vil si på egen hånd. Og for de minst konservative personene på kontaktlisten din, kan du til og med svare ved hjelp av videoer vedlagt brevet.

Åpne e-post etter planen

Rådene er ikke relevante for alle, for ofte må du ha kontakt 24/7. Imidlertid kan det fortsatt være nyttig for noen.

Sett av tidsrammer for utsendelse i løpet av dagen. Svar så på alle brevene som kom under ditt fravær med en gang.

Ikke gjør post til en notatbok

Telefonnumre, passord, adresser - alt dette skal ikke lagres i innvollene i postkassen, men være for hånden: i en notatbok, i kontaktlisten på en smarttelefon, på klistremerker limt på arbeidsplassen. Overfør den nødvendige informasjonen fra posten til der det vil være lettere for deg å finne den: det er fortsatt ikke veldig praktisk å bruke bokstavsøk hele tiden.

Ikke send notatbrev til deg selv. Mange gjør dette ved å skrive ned informasjon i posten som må huskes. Legg til bilder i vedlegg som du vil lagre. De samler opp brev i posten med lenker til artikler som du ønsker å lese senere, når den tid kommer.

Som et resultat er det så mange slike bokstaver at de mister betydningen. De kommer aldri tilbake til dem, fordi de rykker ned på listen – og blir fort glemt.

Bruk Tumblr eller Pinterest til å lagre vakre bilder, og skriv notater i spesielle applikasjoner.

Ved å følge disse reglene vil du kunne opprettholde orden i postkassen din og optimere tiden du bruker på å jobbe med post.