7 Gmail-tips fra en tidligere Google-ansatt

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Hvis hundrevis av innkommende e-poster og konstante distraksjoner for å sjekke e-posten din ikke lar deg fokusere på hovedaktiviteten din, så er denne artikkelen for deg. Rudolphe Dutel, en tidligere Google-ansatt, forklarte hvordan du kan jobbe med Gmail riktig uten hodepine.

I 2011 tok Rudolf Dutel jobb hos Google. «Min første dag på Google-kontoret var som Harry Potters ankomst til Galtvort: du er veldig bekymret, som en skolegutt på en første date, og det er ikke klart hva du skal gjøre,» husker Rudolph. "Derfor var jeg glad for enhver jobb som ble betrodd meg og muligheten til å lære noe nytt i prosessen."

De neste to årene var han bestemt til å engasjere seg nært i opplæring av selskapets ansatte til å jobbe med e-posttjenesten Gmail, så vel som bedriftens salg.

Dütel er ikke lenger Google-medlem; han er nå ansatt i Buffer og grunnleggeren av Remotive-prosjektet, et elektronisk ukeblad for fjernarbeidere. Imidlertid bruker han fortsatt noen av triksene han lærte sine tidligere kolleger.

Slik trener du e-posten din: 7 gode tips for å jobbe med Gmail

Noen ganger er det en åpenbaring å åpne innboksen din på mandag morgen. Det virker fysisk umulig å sortere ut den endeløse strømmen av brev.

E-post i dag brukes ikke bortsett fra i avsidesliggende landsbyer, hvor det ikke er strøm eller mobiltårn. I følge forskning fra McKinsey Global Institute bruker vi i gjennomsnitt en tredjedel av arbeidsdagen på å svare på e-post.

Den gjennomsnittlige fagarbeideren bruker opptil 28 % av sin nyttige tid på å analysere e-post. Det er omtrent 13 timer i uken.

Selvfølgelig vil jeg ikke være enig i slike triste statistikker. Dessuten ønsker alle å bruke tiden sin på noe mer nyttig. For dette formål brukte Dutel mye tid på å teste funksjonene til Gmail, verktøy og tjenester, og fremhevet de syv mest nyttige, etter hans mening, for daglig bruk. Kanskje er det ikke så lang tid å jobbe korrespondanse.

1. Bruk knappen "Avbryt sending"

Har du noen gang lagt merke til noen irriterende skrivefeil i brevet ditt etter å ha klikket "Send"? Jeg er sikker på det.

Fra nå av er det ikke noe mer å være redd for: du har funksjonen til å kansellere sending, noe som er en streng forutsetning for de som har bestemt seg for å ta styringen av dyrebar arbeidstid seriøst.

Du kan aktivere funksjonen ved å gå til menyen og sette et hake foran den tilsvarende funksjonen: "Innstillinger" → "Generelt" → "Avbryt sending". Eventuelt kan kanselleringsperioden settes til 10, 20 eller 30 sekunder.

Prøv det selv, jeg personlig likte det!

2. Bruk maler for å spare tid

Vi skriver et stort antall bokstaver av samme type, som ligner på hverandre som to dråper vann. Noen ganger tar vi som grunnlag for nye brev de som vi allerede har skrevet til andre mennesker. For eksempel for selgere er dette praktisk og kan spare tid betydelig.

Så hvorfor ikke lage noen maler for denne typen meldinger i stedet for å omskrive det samme om og om igjen? Tross alt er det mye enklere å erstatte et par ord og uttrykk enn å skrive på nytt. Det viktigste er ikke å glemme å lese den på nytt senere.

Forbered og lagre noen malsvar som du kan bruke senere om nødvendig.

For å aktivere funksjonen "Responsmaler" går du til fanen "Laboratorium" i innstillingsmenyen.

Takket være denne utrolig nyttige funksjonen klarte Rudolph og broren å sende kontaktinformasjonen sin manuelt til de første 1500 Remotive-abonnentene i et standard postbrev.

3. Bruk funksjonen frakoblet tilgang

Et annet triks vi lærte av Dutel er hvordan du fortsetter å jobbe med Gmail uten tilgang til Internett.

Kanskje noen av dere liker å koble fra andre for en stund for fullt ut å vie dere til kreative oppgaver. Men i de fleste tilfeller klarer du deg rett og slett ikke uten «Inbox»-mappen, hvor du for eksempel har droppet den tekniske oppgaven. Hvordan være?

For alle reiser med tog, saker med betalt eller begrenset tilgang til Wi-Fi-nettverket og andre uforutsette omstendigheter kan du bruke funksjonen "Offline". Den lar deg lese, svare, søke og arkivere e-poster uten Internett-tilgang.

Dette er veldig praktisk, siden denne modusen lar deg jobbe ikke bare med e-post, men også med Google Disk og Google Docs.

4. Har du ikke tid? Pause

Noen ganger faller innkommende meldinger bare inn i boksen etter hverandre, irriterende og distraherende fra arbeidet vi fokuserer på. En, to, fire, ti nye bokstaver … Hva om det er noe viktig?

Den beste løsningen på dette problemet, ifølge Dutel, var Inbox Pause-funksjonen. Betydningen av denne funksjonen er veldig enkel: du stanser strømmen av innkommende korrespondanse hvis du er opptatt med noe viktig, og når du er frigjort fra byrden av bekymringer og en kalender full av hendelser, går du tilbake til dem som om du mottok dem i samme sekund ved å gå til siden med postfane.

5. Avslutt abonnementet på unødvendige e-postlister

Det tilfeldigvis er vanskelig å fullstendig kvitte seg med alle slags utsendelser som kommer inn i jobbens e-postinnboks. Hvordan blir du kvitt de som ikke er interessante for deg i det hele tatt?

Sjekk ut Unroll.me, et verktøy som kan hjelpe deg med å organisere e-postene dine på best mulig måte på få minutter. Når du har registrert deg for tjenesten, åpner du e-postlisten du abonnerer på. Avslutt deretter abonnementet på unødvendige.

6. Slå på 2-trinns bekreftelse

Det ser ut til at Gmail vet nesten alt om oss: hvem vi kommuniserer med, hvilke bilder vi ser etter i søket, hva vi lagrer i "Dokumenter". Vi kan si at dette er et slags flykontrollsenter og hovedkommandohovedkvarteret – alle ledd fører hit, som veiene til Roma. Det betyr at sikkerheten bør ivaretas først.

To-trinns bekreftelse er den beste løsningen for denne oppgaven. "To-", fordi for å beskytte informasjonen din trenger du ikke bare passordet til postkassen, men også en unik kode, som du vil motta hver gang du prøver å få tilgang til postkassen din fra en mobilapplikasjon eller SMS-melding.

Rudolph anbefaler også å være oppmerksom på 1Password-tjenesten.

Mange andre populære tjenester som Dropbox, Facebook og Twitter bruker også 2-trinns bekreftelse for tilgang.

For sikkerheten til dataene dine er det forresten viktig å sørge for at Gmail-kontoen din ikke brukes på flere enheter samtidig, for eksempel på to datamaskiner samtidig.

7. Bruk mer informative varsler

Mange budbringere bruker flere statuser for meldinger samtidig: "Sendt", "Leveret", "Les". Noen steder, for eksempel Facebook, brukes ikoner for å representere disse varslene.

For Gmail-tjenesten finnes det en lignende løsning – Sidekick. Dette er en god applikasjon for de som leter etter en jobb, eller de som har aktiviteter knyttet til salg: det er veldig praktisk å få statusen til de sendte e-postene dine.

Nå vet du litt mer om sikkerheten og tidsbesparelsene når du arbeider med Gmail. Vi håper rådene fra en erfaren spesialist vil hjelpe deg å bli mer produktiv.