Hvordan delegere arbeidsoppgaver på riktig måte

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Kategoriske bestillinger, uoppmerksomhet på ansattes interesser og mangel på takknemlighet er ikke den mest effektive tilnærmingen til fordeling av oppgaver i teamet.

En god leder er ikke en som bærer alt på sine egne skuldre, men en som er i stand til å sette sammen et sterkt effektivt team og kompetent fordele ansvar, inkludert ikke-planlagte.

Delegering, det vil si å delegere oppgaver fra en ansatt til en annen, bidrar til å øke engasjementet i teamet, og ledere som lykkes med dette, gir i gjennomsnitt 33 % mer omsetning til bedriftene sine enn andre.

Men bare å si "gjør dette" er feil. En bestillingstone, en dårlig planlagt oppgave, mangel på forklaring - alt dette kan føre til avvisning og som et resultat ende opp med ikke det beste resultatet.

Harvard Business School-ekspert Lauren Landry snakket om reglene som vil bidra til å delegere effektivt og forbedre ytelsen.

1. Vurder de ansattes evner

Det er oppgaver som ikke kan delegeres. For eksempel er de en integrert del av ditt ansvar. Eller en annen ansatt ikke har kunnskap og kvalifikasjoner til å utføre slike oppgaver. Eller omvendt, de er mye enklere enn de han vanligvis gjør. For eksempel vil det være mildt sagt upassende å be en salgssjef eller revisor finne en mester til å reparere en kaffemaskin på kontoret.

Generelt, før du overlater noe til noen, bør du spørre deg selv:

• Vil en person takle denne oppgaven? Har han nok tid eller vil det forstyrre hans andre ansvar?
• Vil den ansatte ha nok kunnskap og ferdigheter? Eller må du oppdatere ham så lenge at det er lettere å gjøre det selv eller finne en annen spesialist? La oss si at du må lage en rapport om teamets arbeid med et prosjekt, men kollegaen du vil overlate dette til har aldri gjort dette i det hele tatt, noe som betyr at virksomheten vil gå sakte, med et knirk, og du kan evt. må gjøre om alt.
• Vil denne oppgaven hjelpe den ansatte med å forbedre noen ferdigheter, få erfaring? Dette er valgfritt, men det ville vært fint.
• Er det en ansatt som kan håndtere det bedre?

2. Prøv å imøtekomme alles interesser og behov

For eksempel må du organisere teambuilding for hele teamet, men det er ingen spesiell ansatt for dette. Men det er en person som er sterk på kommunikasjon og gjerne vil få erfaring med å organisere arrangementer, opplæring og personalledelse. Du kan tilby denne oppgaven til ham.

Eller selskapet står midlertidig uten en SMM-spesialist, men det er noen som er godt kjent med algoritmene til sosiale nettverk og ikke har noe imot å prøve seg på markedsføring.

Dette er selvfølgelig ikke alltid mulig. Det er kjedelige oppgaver som ingen liker. Men likevel vil det ikke være overflødig å kritisk vurdere teamet og tenke på hvem det nye oppdraget kan komme til nytte.

3. Still inn oppgaven riktig

Når du henvender deg til en ansatt, forklar hvorfor du vil overlate oppgaven til ham, hvordan den kan være nyttig for bedriften og for ham personlig. Sørg for å rose og liste opp hans styrker som påvirket valget ditt. Være høflig.

Fortell oss i detalj om oppgaven. Ha et klart mål og tidslinje. Gi alle nødvendige dokumenter og annen informasjon. Det vil være veldig bra om alt nødvendig materiale er oversiktlig og strukturert, slik at den ansatte slipper å bruke mange timer på å finne ut hva som er hva.

4. Sørg for normal kommunikasjon og en behagelig atmosfære

La personen vite at du alltid er der for å hjelpe, foreslå, svare på spørsmål. Advar om at hvis han av en eller annen grunn ikke takler eller overser fristen, vil han kunne snakke med deg, og sammen vil dere finne på noe.

Spør hva han trenger for å fullføre oppgaven. Du må kanskje gi ham tilleggsinformasjon eller for eksempel frigjøre ham fra aktuelle saker.

Det er viktig å være vennlig, slik at den ansatte ikke nøler med å kontakte deg dersom noe går galt.

5. Vær på den sikre siden

Når du fullfører en oppgave selv, har du full kontroll over situasjonen. Hvis noen andre tar på seg jobben, kan det oppstå en million problemer som kan resultere i dårlige resultater eller manglende tidsfrister.

Tenk på forhånd hva du vil gjøre i tilfelle en ugunstig utvikling av hendelsene. Vær forberedt på å ta oppgaven selv eller sette den raskt ut til noen andre.

Prøv å behandle disse situasjonene ikke som en fiasko, men som en opplevelse som vil hjelpe deg å bedre forstå teamet ditt, dets evner og organisasjonsnivået.

6. Vær tålmodig

Ja, det er ting som er raskere å gjøre på egenhånd enn å betro noen, og deretter bruke tid på å svare på spørsmål og overvåke resultatet.

Det er viktig å huske at du ikke er et menneskelig orkester, og for effektivt arbeid må du utvikle teamet ditt, gi ansatte muligheten til å gjøre noe nytt, bli mer kompetent, lære, inkludert av dine feil.

Det betyr at du må smøre deg med tålmodighet hvis noen stiller for mange spørsmål eller takler et oppdrag saktere enn du forventet.

7. Gi og be om tilbakemelding

Når oppgaven er ferdig, sørg for å fortelle den ansatte hvordan du vurderer arbeidet hans: hva du likte og hva du er klar til å rose ham for, hvilke poeng som kan forbedres, hva som bør gjøres for dette og hva du skal se etter i framtid.

Vær riktig. Ikke banne, ikke hev stemmen, ikke devaluer eller kritiser uten grunn. Sørg for å begynne med ros og snakk deretter forsiktig om hva som må jobbes med.

Hvis oppgaven for personen var ny og vanskelig, spør ham hvordan han jobbet med den. Hva var enkelt og hva som ikke var det, hva var interessant og hva likte ikke i det hele tatt, hvordan han vurderer resultatet selv, hva han ønsker å forbedre og hvordan han planlegger å gjøre det.

8. Ikke glem å si takk

Og ikke bare en-til-en, men også offentlig, spesielt hvis oppgaven ikke var lett. Ros personen foran hele teamet, gi han en ekstra fridag, marker som den beste medarbeideren, dersom bedriften praktiserer dette.

Du bør heller ikke tilegne deg fruktene av andres arbeid. I stedet for å si "Jeg organiserte teambyggingen" eller "Jeg utarbeidet rapporten", er det bedre å understreke at du forberedte alt sammen og at kollegaen din hjalp mye. Folk setter pris på å bli anerkjent for sine fordeler, noe som gjør dem mer involverte og lojale mot selskapet.