Hvordan slutte å kaste bort tid på ubrukelige aktiviteter

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

For å bli mer produktiv, ikke tving deg selv til å konsentrere deg. Bare gjør små justeringer i arbeidsdagen din.

1. Gjennomfør så få møter som mulig

Vi bruker opptil fire timer på møter i uken. Mer enn halvparten av dette er bortkastet tid. Hvis du kan, prøv å redusere antall møter.

• Vurder antall deltakere. Ikke inviter kollegaer til et møte bare for å være på den sikre siden. La dem bruke tiden sin på å gjøre jobben sin mer produktivt.
• Ansikt til ansikt samtaler kan ofte være en god erstatning for møter. Det er mye lettere å først diskutere detaljene i prosjektet med den ansvarlige medarbeideren og først deretter presentere ideen for hele teamet.
• Før du planlegger eller deltar på et formelt møte, bør du vurdere nøye hvilken informasjon du har tenkt å dele med kollegene dine. Som oftest kan grunnleggende informasjon formidles på annen måte, for eksempel ved å lenke til et dokument, skrive i en chat, eller til og med bare gi den videre muntlig over en kopp kaffe. Da vil ansatte kunne svare på informasjonen din uten å forstyrre arbeidsflyten deres.

2. Endre samspillet med kolleger

Samarbeid bidrar selvsagt vanligvis til å øke produktiviteten. Men det er ikke så enkelt. I følge dataene blir hver ansatt i gjennomsnitt distrahert syv ganger i timen. Og 80 % av disse distraksjonene er små, ubetydelige ting.

Derfor, i stedet for å stille et spørsmål så snart det kommer til tankene dine, ikke skynd deg å distrahere kollegene dine. Lag en liste, og spør så med en gang når den ansatte er ledig. I tillegg skjer det ofte at vi etter en tid selv finner svaret på spørsmålet vårt eller forstår at de tre første spørsmålene rett og slett førte oss til en stor fjerdedel.

Hvis du er distrahert, trenger du ikke designe kompleks kommunikasjon med kolleger. For eksempel er det vanligvis tilstrekkelig å bruke hodetelefoner for å signalisere Ikke forstyrr. Hvis det ikke fungerer, kan du prøve å flytte til en annen del av kontoret hvor du ikke vil bli forstyrret. De fleste medarbeidere vil venne seg til disse signalene og vil ikke plage deg når du er opptatt.

3. Reduser e-postflyt

Problemet er ikke e-posten i seg selv, men hvordan vi bruker den. Mens tidligere e-poster inneholdt en stor mengde informasjon, har de nå blitt mer som SMS. Et typisk brev inneholder nå mellom 5 og 43 ord – kort informasjon og enkle oppfølgingsspørsmål. Slike brev formerer seg raskt i innboksen din, og truer med å bokstavelig talt drukne deg i en strøm av uleste meldinger.

Før du sender en e-post, bør du vurdere om det ville være mer praktisk å bruke en annen metode for å overføre informasjon.

For eksempel kan du ved hjelp av ulike direktemeldinger raskt sende korte meldinger og svare på dem uten den unødvendige formaliteten som e-posten påfører. Og i kommentarene til dokumenter med åpen tilgang kan flere umiddelbart legge igjen forslagene til et prosjekt, i stedet for å rote kollegenes postkasser med dem.

4. Jobb hjemmefra og få nok søvn

En godt uthvilt ansatt vil ofte gjøre mer på seks timer enn en søvnig ansatt i alle ti. Derfor er det å jobbe hjemmefra i ferd med å bli det ideelle alternativet for mange. Og takket være moderne kommunikasjonsmidler, trenger ikke ansatte å være i samme rom for å løse eventuelle problemer.

Ved å frigjøre deg fra behovet for å bruke flere timer på transporten kan du få nok søvn, og dette vil ha en positiv effekt på produktiviteten.

Selvfølgelig, i noen aktivitetsområder, er tettere kommunikasjon med kolleger nødvendig, men en eller to arbeidsdager i uken tilbrakt hjemme vil være nyttig for representanter for ethvert yrke. Dette vil gi deg muligheten til å fokusere på ditt eget prosjekt og bare sove ut. Nøkkelen er å finne en ukentlig rytme som passer deg og teamet ditt.

5. Ta hyppige pauser

Pausene er like viktige som selve arbeidet. En enkel endring av aktivitet er imidlertid ofte ikke nok. For å lade opp må du reise deg fra bordet hver og en halv time.

Lengre pauser, som lunsj med venner eller en spasertur, er nyttig for kreative mennesker. Denne pausen er det som skal til for å gjøre en uproduktiv ettermiddag til et kreativt gjennombrudd.

Du vil ikke hvile hvis du blir distrahert et par minutter hver halvtime. Det er bedre å forlate arbeidsplassen i minst ti minutter flere ganger om dagen.

Selv om disse pausene faktisk vil redusere antall timer du jobber, vil du være mer effektiv resten av tiden. En virkelig produktiv arbeidsdag er bare mulig ved å hvile og komme seg.