Hvordan vi lar e-post styre oss og hva vi skal gjøre med det

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Dette er et utdrag fra en bok av den amerikanske journalisten og foredragsholderen Phil Simon. Det handler om hvordan folk invaderer hverandres liv via e-post og hvordan man kan motvirke det.

Hvis du, når du jobber med e-post, ser ut til at du spiller et spill hvor du trenger å "ta igjen" med en hammer en føflekk som plutselig kryper ut i den ene eller den andre hulen, er du ikke alene. E-post er som standard hovedkanalen for forretningskommunikasjon. I følge Radicati Group mottar en gjennomsnittlig kontorist omtrent 100 e-poster om dagen. Dette tallet øker årlig med 15 %. I juli 2012 publiserte konsulentfirmaet McKinsey Global Institute en rapport med tittelen The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies. Den sier at frontlinjeansatte bruker 28 % av tiden sin på å administrere e-post.

Tenk på det. Hvis du har en 50-timers arbeidsuke, vil 14 timer av den uken brukes til å lese og skrive e-poster. Du bruker knapt så mye tid i Word, Excel eller andre arbeidsprogrammer.

Disse tallene er kanskje ikke et problem hvis e-post virkelig var en effektiv kommunikasjonskanal. Snarere er det slik for noen selskaper. Men i de fleste tilfeller er dette ikke tilfelle. Selvfølgelig har e-post rett til å eksistere, men ikke la deg rive med. Forskning har vist at konstant sjekking av innboksen din senker IQ-nivået ditt.

De siste årene har e-post blitt en virkelig plage for forretningskommunikasjon. Du bør imidlertid ikke klandre henne for alle problemene. Å skylde på teknologi er praktisk: det er en god unnskyldning for ikke å se seg i speilet. Tross alt, hvis vi ser innsiden, vil vi forstå at problemet ikke er i e-post som sådan, men i hvordan vi bruker det.

Poenget er ikke å velge bort e-post (selv om noen gjør det). Poenget er å bruke det rasjonelt.

Hvor skal jeg begynne?

Forstå e-post ≠ samtale

Du kan ikke føre en dialog via e-post på samme måte som i det virkelige liv. Det er alltid tidsgap mellom brev, og tekstmeldinger innebærer ikke nære vennlige manifestasjoner til samtalepartneren. Justin Kruger fra New York University og Nicholas Epley fra University of Chicago at mangel på ikke-verbale signaler tolker e-poster feil.

Psykologer har funnet ut at det kun er mulig å tolke stemningen riktig i en tekstmelding i halvparten av tilfellene. Smilies, dessverre, vil ikke hjelpe, for eksempel å skille humor fra sarkasme. Dette fører ofte til misforståelser. Er du klar til å slå en mynt hver gang du prøver å gjette om samtalepartneren din forstår budskapet ditt?

Følg regelen med tre bokstaver

Når du har akseptert det faktum at e-post ikke er det beste stedet for hjerte-til-hjerte-samtaler, gå videre til handling.

Bruk regelen med tre bokstaver: hvis problemet ikke løses i tre e-poster, er det nødvendig med et personlig møte.

Det gjelder både administrative oppgaver (som å planlegge et møte) og personlige. Det vil spare deg for mye tid og mye frustrasjon. Imidlertid liker ikke alle det, vær forberedt på misnøye til noen kamerater. Med en rimelig mengde antagelser, men det er på tide å kvitte seg med "post for alle spørsmål"-holdningen.

Ikke løs hastesaker via e-post

Hvis problemet er veldig viktig og krever umiddelbar handling, ikke adresser det i e-poster. Det finnes en telefon for dette. Gjør dette til regelen i din bedrift.

Ikke bruk e-post til å administrere oppgaver

E-post er ikke en oppgavebehandling. Men mange bruker e-post som sådan. Ikke overraskende blir de konstant distrahert. Jeg åpnet innboksen min for å sjekke oppgavene mine, og en strøm av jobb og personlige meldinger falt på deg. Det er enkelt å bytte til dem, og glemme hvorfor du åpnet e-postklienten.

Det finnes frittstående applikasjoner for oppgavebehandling: DropTask og andre. De er ikke en erstatning for e-post, de er rettet mot målene du prøver å oppnå.

Det er det samme med prosjektledelse., eller Basecamp - praktiske og rimelige verktøy som vil spare deg for kilometer med meldingskjeder.

Ikke behandle kommunikasjon som å utvinne kull i en gruve

Få er frie i arbeidsforholdene. Mange, blant annet fordi de ikke kan velge sine kolleger, kunder og samarbeidspartnere. Noen av dem er for «opptatte» til å snakke i telefonen – de vil heller skrive et titalls meldinger i stedet for å snakke muntlig om alt på to minutter.

I dette tilfellet må du være oppmerksom på kommunikasjonsmåten deres (ord, setninger og så videre). Spør deg selv om du virkelig ønsker å samhandle med folk som viker unna telefonen og snakker. Se nærmere på jobbsøkere til en ledig stilling i din bedrift, potensielle kunder eller potensielle fremtidige leverandører. Hvis de i utgangspunktet kommuniserer som om de utvinner malm i en gruve, hva er da sjansene for at de vil endre seg?

Husk livet utenfor e-post

Hun er! Ikke vær redd for å lukke postkassen. Verden vil ikke kollapse. Dette er åpenbart, men for mange kan det være en åpenbaring. For eksempel hos Klick Health bruker ansatte e-post. Ifølge konsernsjefen er e-post et verktøy som gir kontroll over seg selv til andre mennesker.

Hva tror du: regjerer e-post virkelig folkved å pålegge dem oppgaver og rekkefølgen på gjennomføringen av dem?