15 nyttige verktøy for eksternt teamarbeid

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

På bakgrunn av situasjonen med koronaviruset er disse tjenestene spesielt relevante.

1. Fungerende messenger: Telegram

• Plattformer: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternativer: Slack, Skype, Flock,.

Til tross for blokkeringen er Telegram fortsatt en av de mest populære budbringere i Russland. Den brukes aktivt både til hverdagskommunikasjon og til forretningskommunikasjon mellom ansatte.

Telegram er raskt, praktisk og enkelt. Tjenesten støtter ikke videokonferanser og noen andre nyttige funksjoner som er tilgjengelige i bedriftsmeldinger som Slack, men du kan bruke den helt gratis.

Telegram →

2. Office-pakke: "Google Sheets", "Dokumenter" og "Presentasjoner"

• Plattformer: web, Android, iOS.
• Alternativer: Office 365, Quip, Apple iWork.

Google tilbyr en funksjonsrik og gratis tjenestepakke på tvers av plattformer for å jobbe med populære filformater på kontoret. Med den kan du lage og redigere tekstdokumenter, regneark og presentasjoner – både selvstendig og sammen med kolleger.

Hver bruker har 15 GB ledig diskplass for lagring av filer på Googles servere. For ekstra lagringsplass kan du kjøpe et betalt G Suite-abonnement. Den inkluderer også 24/7 støttetjenester, en bedriftsposttjeneste og tilleggsfunksjoner for databeskyttelse. Prisene starter på $ 6 per måned per person.

Google Regneark Google LLC

Søknad ikke funnet

3. Tjeneste for notater: OneNote

• Plattformer: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternativer: Evernote, Notion.

Google Docs og lignende tjenester er ikke egnet for små notater. Sistnevnte er mer praktisk å lagre i sky-notatbøker som OneNote. Dette Microsoft-produktet har et intuitivt grensesnitt som ligner en ekte bærbar PC. Den enkle og oversiktlige strukturen i tjenesten gjør at du og dine kolleger raskt kan finne notatene du trenger blant hundrevis av andre.

Andre fordeler med OneNote inkluderer omfattende tekstredigeringsmuligheter og støtte for alle typer vedlegg, fra lydkommentarer til video. I tillegg kan tjenesten benyttes gratis. I dette tilfellet får hver bruker 5 GB for lagring av notater i skyen. Hele teamet får 1 TB delt plass for OneNote og andre Microsoft-tjenester når de kjøper et betalt Office 365 Business-abonnement.

Microsoft OneNote: Organiserte ideer og notater Microsoft Corporation

Microsoft OneNote Microsoft Corporation

OneNote →

4. Oppgaveleder: Todoist

• Plattformer: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternativer: TickTick, Notion, Any.do.

For å administrere et eksternt team effektivt, trenger en leder et praktisk verktøy for å delegere oppgaver. Todoist er en av de beste i denne kategorien. Den lar deg raskt legge til oppgaver, organisere dem etter lister og prioritet, tildele tider og legge ved utøvere.

Med tagger og filtre er et stort antall oppgaver enkle å navigere. Og aktivitetshistorikken hjelper lederen til å følge nøye med på fremdriften i arbeidet.

I gratismodus kan du legge til opptil 80 prosjekter og opptil 5 ansatte til hvert av dem. For å fjerne restriksjoner, samt oppheve blokkering av varsler, tagger og andre avanserte funksjoner, må du abonnere på et betalt abonnement. Kostnaden starter på 229 rubler per måned per person.

Todoist: Doist gjøremålsliste og oppgaver

Todoist: Doist Inc. To Do List og To Do List

Todoist →

5. Prosjektleder: Asana

• Plattformer: web, Android, iOS.
• Alternativer: Bitrix24, Basecamp, ProofHub, Podio.

Oppgaveledere er flotte for raske oppdrag, men ikke alltid gode for å administrere komplekse arbeidsflyter. For en mer strategisk tilnærming til virksomheten bruker de programmer som Asana. Denne tjenesten lar deg planlegge og strukturere oppgaveflyten din på en rekke måter. Hver ansatt ser tydelig sitt ansvar og arbeidsvilkår. Og lederen kan enkelt spore fremdriften og observere helhetsbildet av prosjektet.

Gratisversjonen av Asana er designet for lag på opptil 15 personer og mangler noen funksjoner. For eksempel er "Tidslinje"-visningen og avansert oppgavesøk ikke tilgjengelig i den. Betalte abonnementer starter på $ 11 per måned per bruker. Jo dyrere den valgte planen er, jo flere funksjoner gir den.

Asana: Din arbeidsleder Asana, Inc.

Søknad ikke funnet

6. Kanban-brett: Trello

• Plattformer: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternativer: MeisterTask, Blossom.

Kanban er en populær prosjektledelsesmetodikk. Hver oppgave i den går gjennom visse stadier: for eksempel "I planer", "Pågår" og "Fullført". Vanligvis er de avbildet som brett, mellom hvilke oppgavekort flyttes. Det viser seg en veldig visuell visning av arbeidsflyten, så mange prosjektstyringstjenester bruker kanban-elementer i en eller annen grad.

Denne metodikken er kanskje best implementert i Trello. Utviklerne har hevet enkelhet og klarhet til det absolutte, så tjenesten er kanskje ikke funksjonell nok for komplekse prosjekter. Men flyten av oppgaver i den ser så minimalistisk ut at selv et barn kan finne ut av det.

I tillegg har gratisversjonen av Trello ingen harde hetter. Du må bare betale hvis du trenger flere designalternativer, mer enn 10 brett for et team, samt verktøy for automatisert arbeid med oppgaver. Abonnementspriser starter på $ 10 per måned per person.

Trello Trello, Inc.

Trello Trello, Inc.

Trello →

7. Redaktør for tankekart: MindMeister

• Plattformer: web, Android, iOS.
• Alternativer: Mindomo, MindMup.

Et tankekart er en skjematisk fremstilling av prosesser eller ideer som forenkler oppfatningen av informasjon. I denne formen kan du forestille deg alt: fra en prosjektutviklingsstrategi til resultatene av en idédugnad. For å jobbe kollektivt med tankekart trenger du en spesiell editor.

MindMeister er et godt valg. Den tilbyr tonnevis av maler og brukervennlige datavisualiseringsverktøy. Med dens hjelp kan du raskt tegne mentale kart over enhver kompleksitet.

I fri modus lar MindMeister deg lagre opptil tre tankekart. Ved å koble til PRO-tariffen kan du jobbe med et ubegrenset antall varer, lagre dem i populære kontorformater, og også få funksjoner for teamledelse. Kostnaden er $ 8, 25 per bruker per måned.

MindMeister MeisterLabs

tankekartlegging - MindMeister MeisterLabs

MindMeister →

8. Skylagring: «Google Disk»

• Plattformer: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternativer: Yandex. Disk, Dropbox, OneDrive.

Det er vanskelig å forestille seg eksternt teamarbeid uten en sky for lagring av delte data. Dusinvis av slike tjenester står til tjeneste, men en av de beste er Google Disk. Den tilbyr en sjenerøs 15 GB gratis lagringsplass, er integrert med andre Google-produkter, og er tilgjengelig i et brukervennlig grensesnitt.

For å utvide volumet kan du abonnere på det ovennevnte G Suite-abonnementet eller bare abonnere på den betalte Google Drive-planen: for 139 rubler i måneden gir selskapet brukeren 100 GB skyplass.

Google Drive Google LLC

Søknad ikke funnet

Google Disk →

9. Tjeneste for videokonferanser: Zoom

• Plattformer: web, Android, iOS.
• Alternativer: Skype for Business, Slack, Hangouts Meet.

Videomøter skaper ikke bare tett følelsesmessig kontakt mellom ansatte, men også effektive forhold for kommunikasjon. Ved å se og høre kollegene dine kan du samhandle med dem like produktivt som om du satt ved samme bord. Det er ingen overraskelse at videokonferansetjenester er så populære.

Zoom er en av markedslederne. Den organiserer ikke bare sikker videokommunikasjon, men lar deg også dele skjermen med konferansedeltakere, overføre filer og lagre opptak av samtaler.

I gratisversjonen kan du invitere opptil 100 personer til et videomøte, og varigheten vil være maksimalt 40 minutter. For å fjerne begrensningene, må du abonnere på et betalt abonnement - fra $ 15 per måned fra arrangøren.

ZOOM Cloud Meetings zoom.us

ZOOM Cloud Meetings Zoom

Zoom →

10. Skjermbildebehandling: LightShot

• Plattformer: Windows, macOS.
• Alternativer: Gyazo, Nimbus-fangst.

Når du arbeider eksternt, kan ett skjermbilde erstatte tusen ord. Derfor kan du bruke et hendig verktøy for å ta skjermbilder. LightShot-skytjenesten passer til denne beskrivelsen. Den er tilgjengelig gratis og lar deg ta bilder av et valgt område av skjermen med to klikk.

Etter å ha opprettet et bilde, kan du umiddelbart sende det til kollegene dine - via en lenke gjennom LightShot-serveren eller ved å bruke en hvilken som helst messenger.

LightShot →

11. Time Tracker: Rettidig

• Plattformer: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternativer: Toggl, RescueTime, Harvest.

Tidsmålere hjelper deg med å holde oversikt over hvor mye tid teamet ditt bruker på bestemte oppgaver. Timely gjør dette automatisk. Først må du koble til tjenestene som ansatte jobber i. Disse kan være den samme Trello, Asana eller Todoist. Når den er integrert, vil Timely begynne å analysere oppgaveaktiviteter og vise resultatene til kolleger på en tidslinje.

Tjenesten fungerer med abonnement fra $ 49 per måned.

Timely: Time Tracking App & Billable Hours Tracker Memory AS

Timely Automatic Time Tracking Memory AS

Rettidig →

12. Verdensklokke: Verdenstidskompis

• Plattformer: web, Android, iOS.
• Alternativer: Yandex. Vremya, 24 tidssoner.

Når ansatte jobber i forskjellige tidssoner, gjør tjenester som World Time Buddy ting enklere. Dette er en praktisk klokke som viser tiden i alle valgte bygder på én skjerm.

Du kan legge til opptil fire steder gratis. For mer, ber tjenesten om å abonnere for $ 3 per måned.

Time Buddy - Klokke og konverter Helloka, LLC

Time Buddy - Enkle tidssoner Helloka

Verdenstidskompis →

13. Tjeneste for arbeid med PDF: Acrobat Pro DC

• Plattformer: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternativer: Soda PDF, PhantomPDF.

Hvis teamet ditt arbeider mye med PDF, kan en samarbeidsredigerer spare deg for mye tid og krefter. Acrobat Pro DC er flott for denne rollen. Det er et skybasert verktøy som lar alle med tilgang til filen se og kommentere PDF-dokumenter.

Acrobat Pro DC er en betalt tjeneste. Abonnementsprisen er 1 610 rubler per måned eller 11 592 rubler per år.

Adobe Acrobat Reader for PDF Adobe

Adobe Acrobat Reader for PDF Adobe Inc.

Acrobat Pro DC →

14. Passordbehandling: LastPass

• Plattformer: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternativer: Dashlane, Hypervault, Keeper,.

Arbeidsteamet kan bruke dusinvis av forskjellige tjenester. Ideelt sett trenger alle et sterkt, unikt passord. Heldigvis finnes det spesialverktøy som gjør det praktisk for brukere å lage og lagre slike kombinasjoner.

En av de mest kjente er LastPass-tjenesten. Den genererer komplekse passord, lagrer dem i en sikker skysafe og legger dem automatisk inn når du logger på de tilsvarende kontoene. Ved å installere LastPass-appen på enhetene deres, vil alle teammedlemmer ha tilgang til delte passord. Samtidig kan lederen velge hvilken legitimasjon hver bruker skal se.

For å bruke LastPass for et team, må du kjøpe en lisens. Prisen avhenger av antall deltakere.

LastPass Password Manager LogMeIn, Inc.

LastPass Password Manager LogMeIn, Inc.

LastPass →

15. Automatiseringstjeneste: Zapier

• Plattformer: web.
• Alternativer: Power Automate, IFTTT.

Zapier-plattformen hjelper til med å automatisere rutineoperasjoner. Den kobles til tjenestene du bruker på jobb og lar deg konfigurere ulike scenarier for deres interaksjon. Du kan for eksempel koble sammen Gmail og Trello slik at systemet automatisk gjør innkommende e-poster om til nye oppgaver.

Zapier støtter tusenvis av tjenester og tilbyr et bredt utvalg av automatiseringsscenarier. De kan optimalisere arbeidet ditt betydelig, og derfor er ikke prisene de laveste. Lagabonnementer starter på $299 per måned.

Zapier →

Dette materialet ble først publisert i desember 2014. I mars 2020 oppdaterte vi teksten.