Hvordan komme vekk fra «rutinen» og til slutt takle strategiske oppgaver

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

"Hvem hvis ikke meg?" - en typisk tanke som trekker deg inn i en rutine. Riktig forberedelse vil hjelpe deg å finne tid til de virkelig viktige tingene.

Organisasjonsstyring av aktuelle hendelser, eller operativ ledelse, er en nødvendig del av prosjektarbeid. Dette inkluderer for eksempel daglig interaksjon med underordnede eller umiddelbar respons på alle innkommende oppgaver. Men dette gir reelle fordeler bare hvis arbeidet bygges på grunnlag av en gjennomtenkt og godkjent strategi, som eieren av foretaket bør gjøre. Ellers er det en endeløs, kaotisk prosess som bruker alle ressurser.

I enhver lærebok om ledelsesaktiviteter er det skrevet hvordan du skal organisere arbeidet på riktig måte: designe, implementere og deretter delegere systemet for operasjonell ledelse av selskapet til toppledelsen. Men i praksis viser alt seg å være mye mer komplisert. Før man innfører et nytt styringssystem, er det viktig å legge de nødvendige forholdene til rette.

Trene personalet

For å komme vekk fra «rutinen» må oppgaver delegeres. Og å gjøre det for ikke å bli konstant distrahert av kontroll.

For at selskapet skal blomstre og eieren skal kunne engasjere seg i strategiske oppgaver, må teamet ha proaktive ledere og pliktoppfyllende utøvere.

Det finnes mange ansatttypologisystemer, men alle sammen, på en eller annen måte, koker ned til at motiverte og interesserte personer bør jobbe i bedriften. Derfor er det på dette stadiet svært viktig å gjennomføre en kvalitetsvurdering av personell. De beste måtene å løse dette problemet på er måter der hovedkriteriet er ytelse, ikke kompetanse. For eksempel kan du bruke "360 grader"-metoden - dette er en vurdering av en ansatt av hans kolleger, underordnede, ledelse, klienter og seg selv.

Hva skal man gjøre med de som har vist seg å være ineffektive ansatte? Til å begynne med skal vi prøve å «fikse» dem, det vil si motivere dem. Her må du identifisere de som er inspirert av prestasjoner: de vil jobbe morsommere hvis de blir lovet en premie. Men de som er motivert av straff, og de som ikke reagerer i det hele tatt på stimulering (dette er enda verre), trenger å bli kvitt. Det er viktig å gjøre denne prosessen steg for steg og ikke åpenbar for teamet. Ellers har du alle muligheter til å ødelegge selskapet.

Til resten må du tydelig formidle ideen om hva du forventer av dem, eller rettere sagt, hva du gir ut lønnen din for. En ansatt må forstå at hans handlinger gir et slikt overskudd til selskapet, og det er derfor han mottar en slik lønn og en slik bonus. Med andre ord, implementer et transparent system for materiell motivasjon basert på ytelsesindikatorer – KPI (Key Performance Indicator).

Håndtere økonomi

Så laget ble ordnet opp. La oss gå videre til det mest brennende emnet for enhver forretningsmann - bedriftsøkonomi.

Noen ganger, spesielt under rask vekst, glemmer eieren og toppledelsen det viktigste - økonomien i prosjektet. For at du tydelig skal forstå hvordan penger kommer og går, må du utføre en rekke prosedyrer.

• Beregn enhetsøkonomien til prosjektet - lønnsomheten eller tapet av en enhet av varer eller tjenester per klient. Dette vil tillate deg å forstå hvilke produkter som må styrkes, og hvilke som bør forlates helt, slik at virksomheten som helhet forblir lønnsom.
• Identifiser og markedsføre det mest marginale produktet. Bli ledet av prinsippet: å styrke de sterke for å utvikle de svake. Hvis det ikke er overskudd, vil du rett og slett ikke ha ressurser til nye retninger.
• Sjekk lønnslisten (lønnslisten) for hensiktsmessighet. Du vil bli overrasket, men med riktig beregning av prosjektøkonomien kan det vise seg at "to og en halv gravemaskin" vil være nok for deg. Noen ganger, i stedet for å beholde tre ansatte, er det bedre å fordele (mot en tilleggsbetaling) en ekstra del av oppgavene mellom to ansatte - dette vil spare lønnen betydelig.

Alt dette må gjøres for å forberede miljøet for overføring av de oppbygde prosessene til toppledelsen i selskapet.

Standardisere prosesser

La oss gå videre til taktiske handlinger. Har du noen gang lurt på hvorfor ansatte i gatekjøkken er så raske? Fordi de har klart definerte prosesser: de vet i hvilken rekkefølge de skal sette burgere, hvordan de skal bevege seg rundt på kjøkkenet for ikke å skade en kollega, hvor mange gram saus som skal legges til en bestemt rett. Det samme bør gjøres med enhver prosess i din bedrift.

Du kan starte med det samme personalet: skriv stillingsbeskrivelser. Bare ikke last ned fra Internett, men skriv nøyaktig hva en spesifikk ansatt i din bedrift skal gjøre. Beregn også KPI-systemet - vi har allerede snakket om behovet for å bruke denne teknikken. Det er bedre om det er godkjent for alle ansatte.

I salg, sørg for å implementere et CRM-system (Customer Relationship Management) for ikke å gå glipp av en enkelt klient og for ikke å omgå standarder og sjekklister.

Det er nødvendig å regulere alle prosesser: fra de enkleste oppgavene til komplekse ledelsesbeslutninger. Selvfølgelig kan noen ganger regler brytes, men takket være et tydelig koordinatsystem kan du ikke bekymre deg for hva som skjer på dette eller det nivået i selskapet.

Implementer automatisering

Under standardiseringsprosessen vil du identifisere de sonene som kan og bør automatiseres, det vil si eliminere behovet for å gjenta samme type handlinger. For eksempel, ved mottak av en innkommende forespørsel, legger en leder inn kundedata i et CRM-system, kopierer deretter informasjonen for en kundeservicespesialist til Excel, og for markedsføring overfører informasjonen til Google Sheets. Alle disse manipulasjonene kan unngås og dermed øke effektiviteten til ansatte og produksjonsprosessen som helhet betydelig.

Du vil bli overrasket over hvor mye tid og krefter du kan spare hvis du ikke bruker arbeidskraften til en leder for standardberegninger, men bruker én gang på en smart driftsløsning. Slike systemer finnes nå for CRM i salg, og for regnskapsoppgaver, og til og med for rekruttering.

Automatiser det du kan. Så du vil unngå endeløse feil på grunn av den menneskelige faktoren, optimalisere prosesser og muligens spare på lønn.

Etablere operativ ledelse

Så du er omgitt av motiverte medarbeidere som vet hva de må gjøre for å få et anstendig resultat. Du har en klar økonomisk modell, og du har en ide om hvor du skal flytte for å stadig øke fortjenesten. Prosessene i selskapet er standardiserte og automatiserte.

Nå må du delegere operativ kontroll. Viktig: ikke knytte prosesser til én person, for ikke å sette deg selv i en posisjon hvor virksomheten din er helt avhengig av en innleid leder. Etter å ha fjernet operasjonell ledelse fra deg selv, ikke lag en annen pol, men prøv å dele oppgaver i flere forskjellige områder: overlate for eksempel alle pengespørsmål til finansavdelingen, og arbeid med kunder - til serviceavdelingen.

Nå kan du engasjere deg i strategisk ledelse med ro i sinnet. Men sørg for å sjekke minst en gang i kvartalet om den taktiske delen av prosjektledelsen sammenfaller med strategien du implementerer. Tross alt er rimelig kontroll nøkkelen til stabilt og langsiktig arbeid i selskapet.