Kontroller "hydranten", eller Hvordan ikke drukne i strømmen av informasjon og oppgaver

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Mitch Kapor, grunnlegger av Lotus Corporation, sa en gang at å få informasjon fra Internett er som å drikke fra en brannhydrant. Matthew Lowry, en ekspert på nettkommunikasjon, tok dette emnet videre og kalte den kontinuerlige informasjonsstrømmen som går til PC-en og telefonen 24 timer i døgnet, 7 dager i uken, og aldri slutter, "brannslange". Hvordan ikke drukne i strømmen og bruke tiden rasjonelt – les i en tilpasset oversettelse utarbeidet av Lifehacker.

Med hydrant er oppgavelisten din aldri tom. Fordi "hydranten" ikke bare er informasjon, den er en fabrikk med nye oppgaver. Noen elementer på gjøremålslisten er eksplisitte, for eksempel e-poster fra sjefen din eller klienter som krever oppmerksomhet. Men mange er ikke klart uttrykt.

Dette er en artikkel det er verdt å lese og tenke på. Et innlegg å kommentere. Del det du liker med venner og kolleger.

Det spiller ingen rolle hvor mange timer om dagen du er involvert i småbedrifter. Hovedsaken er at de ikke ser slutten og kanten. Dette er "hydranten".

Og dette konseptet er mye bredere enn bare en liste over oppgaver. Og dessverre er det fortsatt 24 timer i døgnet.

Lerke

Hvis du er som meg, går alt kreativt og utfordrende arbeid bra tidlig om morgenen. Det er mange grunner - psykologiske og fysiologiske - til hvorfor det er slik. Men "hydranten" er dypt likegyldig til dine indre rytmer. For mens du sover, fortsetter informasjonsmengden å øke.

Etter frokost åpner du innboksen din, og strømmen fra «hydranten» knuser skjermen, som var under press av brev i posten, kontoer i Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello og lignende. Kalenderen din inneholder møter, forespørsler og instruksjoner fra din sjef, partnere, kunder, underleverandører, kolleger. Og det som ikke var på oppgavelisten i går, brenner i dag og krever umiddelbar utførelse.

Hydrant vil ikke vente på deg. Det krever høylytt din tid og oppmerksomhet.

Plutselig er klokken 11.00 og du har allerede mistet den beste delen av dagen.

Hvordan reagere på denne tilstanden? Vanligvis tilbys to alternativer: enten endre atferd eller bruk teknologi. Men hvorfor ikke bruke teknologi for å skape grunnlaget for atferdsendring?

Hvordan administrerer du informasjon, oppgaver og ideer effektivt? Du må forstå at informasjonsflyten er kontinuerlig, og generelt sett er det flere strømmer: informasjon kommer fra e-poster, sosiale nettverk og medier, nettsteder, aviser, under møter, fra venner og til og med fra hodet ditt. Det er umulig å dekke alt.

Må du behandle meldinger, bestemme hva du skal gjøre med dem: reagere, bruke, dele, lagre for senere bruk eller slette? Når skal man gjøre det? Og hvordan finner du tiden til å takle alt dette?

Dessverre fungerer ikke multitasking-modusen, når du prøver å gjøre alt på en gang. Du kontrollerer ikke timeplanen din, det er vanskelig for deg å finne ledig tid, distrahere fra post og fokusere på noe i mer enn 5 minutter. I så fall, sjekk ut metoden min for å organisere tid for å være mest produktiv gjennom dagen – dette kan være veien å gå.

Tre teknikker og tilleggsverktøy

Daglig ritual. På dette tidspunktet organiserer og planlegger vi, med fokus på viktige og små oppgaver.

Læring - Kø - Lagerinformasjon - Distribusjon. Vi overfører strømmen fra "hydranten" til materialet du kan jobbe med. Vi danner en liste over oppgaver, et personlig bibliotek med nyttige ressurser, en stabil strøm av informasjon fra sosiale nettverk og media.

Få ting gjort til slutten. Vi styrer oppgavelisten og vår egen tid.

Arbeid i henhold til dine indre rytmer

Bare du kan finne ut ditt eget sett med produktivitetsforbedringer - alt jeg kan gjøre er å dele mine egne.

Jeg tildeler den beste tiden til å løse de viktigste oppgavene

Om morgenen, når hjernen min er på sitt beste, setter jeg av 2-3 timer til å jobbe med den viktigste oppgaven, og jeg blir ikke distrahert av noe annet. Forskning viser at arbeidere som er distrahert – eller er distrahert av seg selv – minst en gang hvert 3. minutt, bruker minimum 20 minutter på å komme tilbake til oppgaven.

Det er verdt å starte dagen med en vanskelig oppgave, selv om det er menneskelig natur å starte med noe lettere. I løpet av dagen vil det garantert oppstå uforutsette omstendigheter, tilleggsmøter – og oppgavene av største betydning vil ikke bli utført.

Jeg angir pauser

Uansett, etter 60-90 minutter synker konsentrasjonen vanligvis, så jeg deler arbeidsperioden om morgenen i to deler, tar en kort pause, hvor jeg må forlate arbeidsplassen.

Forskere hevder at en stillesittende livsstil fører til hjerteproblemer, dårlig holdning og enkelte typer kreft.

Selv om du sitter på ett sted i bare 30 minutter, vil stoffskiftet reduseres med 90 %.

Om kvelden

Energinivået synker dramatisk etter lunsj, og det er derfor mange foretrekker å få litt søvn i løpet av denne tiden. Etter lunsj prøver jeg:

• møte mennesker: Jeg er sikker på at jeg nesten ikke kan gjøre jobben min godt i et slikt øyeblikk, og kommunikasjon gir et ekstra energiløft;
• takle små, enkle og organisatoriske oppgaver.

Morgen og kveld ritual

Du må bestemme nøyaktig hva du skal gjøre i løpet av disse timene. Dette betyr at du må åpne e-post, oversette noen av meldingene til en liste over oppgaver og finne tid til dem blant andre prosjekter.

Problemet er at meldingene som oversvømmer posten din er ekte vampyrer som lever av tiden din. Å ta dem fra hverandre tar mer tid og krefter enn du tror. Og det verste er at uansett hvor irriterende det kan være, vil en del av deg alltid sjekke innboksen din.

Løsningen er at de som kommer inn skal behandles som farlige dyr, som oftest må holdes i bur, men likevel fra tid til annen slik at de ikke slipper unna på egenhånd.

Jeg håndterer innkommende arbeid to ganger om dagen - under morgen- og kveldsritualer. Jeg ble så vant til en slik orden at arbeidet med innkommende ble for sinnet den samme automatiske oppgaven som for kroppen behovet for å spise og drikke.

Mellom disse to periodene bekymrer jeg meg ikke for om noe har kommet i posten og om jeg har glemt noe viktig - jeg stoler på systemet mitt. Derfor, etter å ha lukket postkassen, går jeg på jobb med et friskt hode.

Og siden morgenritualet vanligvis er kortvarig (de fleste organisasjonsspørsmål er igjen til kveldsritualet), legger jeg mer vekt på den viktigste oppgaven.

Oppgaveliste

For å organisere dagen din og stoppe strømmen av innboks som suger all saften fra livet ditt, må du bruke teknikker og verktøy.

En av disse effektive teknikkene er "Læring - Kø - Beholdning av informasjon - Distribusjon", som oversetter en tilfeldig flyt til:

• brukervennlig liste over oppgaver,
• et personlig bibliotek med nyttig materiale som lagres for senere arbeid med dem,
• en samling av materialer å dele med kolleger.

Ideelt sett bør dette gjøres i løpet av morgen- og kveldsritualene. La oss se nærmere på denne prosessen.

Studie av innkommende

Innboksen din er alt fra e-poster og Twitter-meldinger til opptakene dine.

Først, husk at ingen innkommende anrop krever et øyeblikkelig svar. Vi har alle lært å sende og motta raske svar på e-poster, men dette er feil: alle som forventer dette pålegger deg ytterligere forpliktelser.

For det andre er det helt ineffektivt å åpne hver e-post og svare på den. Du vil bli mer produktiv hvis du gjør én ting. For eksempel, bare se innboksen din. Hjernen vår er ikke så flink til å knytte flere oppgaver sammen. Når folk tror de kan multitaske enkelt, bytter de egentlig bare raskt fra en oppgave til en annen. Men dette påvirker persepsjon og konsentrasjon negativt.

Så når du åpner innboksen, er det bare å se på den. Dette er den klassiske enkeltoppgave "Get it done"-modellen:

• hvis du kan se innboksen din på mindre enn to minutter, gjør det;
• hvis du ikke kan, legg den til i listen over oppgaver du må gå tilbake til senere;
• du kan bare ignorere filen.

Selv om du åpner innboksen i kø rett etter at du har sett meldingene dine, har du fortsatt tid til å gjenoppbygge.

Se innboksen din om morgenen bare når det er absolutt nødvendig.

Når du ser på meldinger om morgenen, still deg selv spørsmålet: haster de? Virkelige hastemeldinger er din fiende nummer én, siden de tar opp dyrebar tid som du ønsker å bruke på den viktigste oppgaven.

Ellers trenger du bare å inkludere elementet "Sjekk meldinger om kvelden" i oppgavelisten.

I kø

Plasser ikke-hastende oppgaver som tar mer enn 2 minutter å fullføre i en av to deler av køen:

1. Ting å lese: Nettressurser å lese og tenke på kan legges til. Du kan gå tilbake til disse materialene senere og fra hvilken som helst enhet.
2. Hva må gjøres: innkommende meldinger omdirigeres direkte til oppgavelisten ved hjelp av hjelpen.

Selvfølgelig kan du også lage en liste over oppgaver manuelt, men jeg synes applikasjoner er mer praktisk.

Lese og distribuere materiell i et personlig bibliotek

Under kveldsritualet går jeg tilbake til oppgavelisten og sjekker materialene i køen for lesing. Siden jeg bruker Pocket, kan jeg se dem mens jeg reiser på t-banen, mens jeg venter på et møte eller når som helst annet ledig øyeblikk. Derfor pleier jeg fort å forholde meg til denne listen.

Hvis materialet virkelig er verdt, legg det til - mitt nettbibliotek med nyttig materiale. Den kan merkes, så notater er enkle å finne neste dag, en måned eller til og med et år senere. Og spesiell takk til Diiogo for muligheten.

l8r-taggen (det vil si senere - fra engelsk. "Senere") setter ressursen i en annen kø, som jeg ringer under den nattlige sjekken av oppgavelisten.

I tillegg lagrer Diigo automatisk en kopi av all tekst jeg legger til i notatboksen. Jeg kan redigere dette notatet, sette inn bemerkninger, ideer som kommer godt med når jeg vil dele materiale med noen.

Dele denne

Noen tagger i Diigo lar deg publisere innholdselementet ditt hvor som helst. For dette takket være magien:

• med Like-taggen sendes materialet til min Tumblr som et sitert innlegg,
• hvis du velger Tweet-titteltaggen og innleggslenken sendes til Twitter,
• du kan tilpasse tagger for andre kontoer: LinkedIn, Facebook …

Takket være denne metoden sendes hele strømmen fra "hydranten" til oppgavelisten og det personlige biblioteket, og de valgte ressursene kan på sin side deles. Og alt dette uten å miste oppmerksomheten.

Kveldsritual

Siden jeg ønsker å fokusere på mitt kreative arbeid om morgenen, er kveldsritualet hjørnesteinen i planleggingen av dagen.

Hvordan jeg starter kveldsritualet

Tid etter lunsj:

• Jeg har allerede fullført min viktigste oppgave om morgenen;
• uleste meldinger samlet i innboksen min, som jeg mottok da jeg var opptatt med den viktigste oppgaven;
• køen i oppgavelisten inneholder oppgavene som jeg legger der om morgenen, og standardoppgavene som jeg gjør under kveldsritualet hver dag.

Aktuelle daglige oppgaver

Som nevnt tidligere inkluderer kveldsritualet oppgaver som:

1. Utsikt. Dette er en fullstendig inspeksjon av alt: Jeg håndterer alt mulig, selv med de materialene som vil ta mer enn 2 minutter å jobbe med.
2. Les, distribuer, del. Jobber med alt det kule jeg har lagt til de siste 24 timene.
3. Overvåk oppgavelisten. Jeg åpner oppgavene mine, og basert på fremdriften i arbeidet med den viktigste oppgaven:

• Jeg bestemmer meg for hva jeg skal gjøre i kveld og hva jeg skal utsette til i morgen,
• Bestem hvilken oppgave som vil være den viktigste oppgaven i morgen tidlig, og bestem hvor mye tid som må vies til den,
• Jeg inkluderer tid for hvile i timeplanen (eller utsetter det til senere eller en gang).

Det er noen flere pågående ting å gjøre, som å svare på e-poster mottatt i går, eller holde styr på økonomi og annet. Noen av dem vises bare på en spesiell dag. For eksempel sjekker jeg nevnte Diigo hver onsdag og lørdag.

Ukentlig sjekk

Hver mandag må du inkludere punktet "Lag en liste over mål for uken" i oppgavelisten. Derfor, hver kveld i løpet av uken, har jeg disse målene i bakhodet: det vil komme godt med når jeg skal bestemme meg for hva jeg skal gjøre i dag og hva jeg skal dra til senere.

Hver fredag kveld går jeg mentalt tilbake til disse målene og vurderer dem kritisk.

Og først da kommer hviletiden

Siden det er lettere å administrere timeplanen min på kvelden og vanskeligere å jobbe med vanskelige oppgaver, så vil jeg nok i løpet av dagen være engasjert i å gjennomgå og legge til oppgaver og materiell i køen. Likevel vil innboksen din være stengt i minst en halv dag.

Dagen min avsluttes med oppgaven "Studie - Kø - Beholdning av informasjon - Distribusjon", slik at jeg kan starte en ny dag uten et lass med uferdige saker.