Leo Babauta: mine 10 e-postvaner

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

© bilde

E-post kan være et flott arbeidsverktøy, eller det kan bli en irriterende kilde til utsettelse, og det er bare hvordan du bruker det selv. Det var en gang jeg begjærte e-posten min fullstendig konkurs, og nå sjekker jeg den 2-3 ganger om dagen hver dag, men det går raskt og effektivt.

Jeg har utviklet flere vaner som hjelper meg å jobbe veldig effektivt med posten min og bedre fokus på annet viktig arbeid. Og for å være ærlig, er innboksen min endelig tom, og det føles bra. Jeg vil gi 10 av mine vaner i denne artikkelen. Det betyr overhodet ikke at du må følge dem blindt, jeg vil bare vise min vei, og på grunnlag av den kan du bane din egen. Så her er vanene som fungerer for meg:

Se i posten sjeldnere

Jeg holder ikke postkassen åpen hele dagen. Og jeg ser på det sjelden. Jeg kom til den konklusjonen at hvis 20-30 brev samler seg i innboksen min, vil ikke verden kollapse, samtidig vil det være enkelt for meg å raskt behandle akkurat dette beløpet. Merk følgende! Jeg sier prosess, ikke les. Jeg åpner innboksen min for å spre meldinger i andre mapper, ikke for å lese dem og la dem ligge der.

Spred i mapper

Jeg åpner e-posten min og begynner å ta raske avgjørelser: slett eller arkiver, les og svar umiddelbart (hvis det tar mindre enn 2 minutter) eller arkiver, send et raskt svar og arkiver, legg til oppgavelisten min for å gjøre dette senere (marker med en stjerne og arkiver deretter). I alle fall skal INGENTING ligge igjen i innboksen.

Legg til alt i kalenderen umiddelbart

Hvis det kommer et brev til meg med en dato som jeg må huske, skriver jeg det umiddelbart inn i kalenderen. Et møte ansikt til ansikt eller en Skype-samtale, en treningsøkt eller noe som jeg må huske først etter en uke – alt sendes umiddelbart til kalenderen. Nå er dette min beste vane, den har blitt brakt til automatisme, og takket være den glemmer jeg sjelden noe.

Bruk "hurtigtaster"

Jeg bruker Gmail, som gir en rekke tastatursnarveier for e-posten min. Faktisk tok det meg bare noen få minutter å lære dem, og så husker muskelminnet nøklene.

Her er snarveiene jeg bruker:

"Gi" - gå tilbake til innboksen;

"E" - arkiv;

"#" - slett;

"C" - opprett en ny melding;

"R" - svar;

"F" - fremover;

"A" - svar alle;

"Gs" - gå til merket;

"Tab + Return" - når jeg oppretter en melding, send den umiddelbart og arkiver den.

Jeg bruker også innstillingen når jeg etter å ha slettet eller arkivert en melding automatisk går til neste uten å gå tilbake til innboksen, dette lar deg raskt gå gjennom meldingene.

Skriv korte brev

Mitt svar på et brev er vanligvis 1-3 setninger. Det er sjelden jeg skriver bokstaver lengre enn 5 setninger. Og det må være en god grunn til det. Hvis jeg virkelig trenger å skrive mye, vil jeg heller gjøre det i Google Docs og dele det med rett person. Et kort brev betyr et raskt svar fra mottakeren, fordi en person ikke trenger å vasse gjennom jungelen av din veltalenhet for å fange og assimilere nøkkelinformasjon.

Legg raskt til oppgaver til en gjøremålsliste

Noen bruker innboks som en gjøremålsliste, men den er ikke godt egnet for dette, og her er grunnen:

1. Oppgavene som skal gjøres blandes med andre bokstaver, og da er det vanskelig å fange dem ut av mengden.

2. Historien i brevet inneholder ikke alltid en spesifikk veiledning til handling, men basert på brevet kan du sette deg en oppgave. Når du er i ferd med å fullføre det, må du lese brevet på nytt for å huske hvilken spesifikk oppgave du satte deg etter å ha lest det.

3. Hver gang du ser i e-posten for å fange en annen oppgave, kommer du over nye meldinger som fanger oppmerksomheten din og distraherer fra hovedoppgavene, og forstyrrer arbeidsrytmen din.

En enkel og praktisk gjøremålsliste er et vanlig tekstdokument hvor du kan legge til oppgaver fra e-poster med bare et par klikk. Og under arbeidet vil et slikt ark være et mer effektivt verktøy, fordi du ikke trenger å se på innboksen hele tiden.

Lagre kun uleste meldinger i innboksen

Dette er et triks for avanserte brukere. Jeg hacket Gmail-innboksen min på en slik måte at den ikke lenger kan lagre leste meldinger. Dette betyr at hvis jeg åpner brevet og ikke slipper det inn i noen annen mappe, så forsvinner det ganske enkelt. Dette motiverer meg til å ta en beslutning om hva jeg skal gjøre med dette brevet umiddelbart, ellers mister jeg det rett og slett. Takket være denne spesifikke innstillingen akkumuleres ikke åpne meldinger i innboksen min, som gradvis blir søppel.

Sett til side for lesing

Ofte sender de meg linker til artikler. Jeg sender dem umiddelbart til Instapaper for å lese dem senere. Dette er grunnen til at jeg prøver å bruke mindre tid på posten, fordi jeg har så mange interessante ting å lese i tillegg.

Filtrer nådeløst

Når det dukker opp et brev i innboksen min som jeg ikke vil se, tar jeg tak i det umiddelbart. Jeg er ikke lat for å melde meg ut av e-postlisten eller installere et filter på denne avsenderen. Og dette reduserer strømmen av innkommende e-poster betydelig. Jeg er hensynsløs når det gjelder brevene som tetter innboksen min, og denne regelen gjelder selv for folk som plager meg for mye.

Lukk post ved slutten av behandlingen av brev

Demonterte meldinger - lukk posten og ikke åpne på flere timer før det er tilstrekkelig antall brev igjen.

Å få noen gode e-postvaner er en god ting. Du vil umiddelbart merke hvor mye roligere du har blitt til å utføre viktigere oppgaver, og kvitte deg med den påtrengende e-postsjekken hvert 10. minutt. Hodet ditt vil være fritt for nye tanker så snart innboksen din er fri for unødvendige e-poster. Lykke til!