13 ting i forretningskorrespondanse som bare irriterer

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Hvis du ikke vil irritere den andre personen, ikke gjør dette.

1. Mangel på hilsen

Du skriver ikke et forretningsbrev for fornøyelsens skyld, du trenger noe fra adressaten. Derfor er det riktig å starte det med en høflighetshandling - en hilsen. Å klare seg uten er som å åpne døren til en annens kontor med foten.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måten

2. Uttrykket "God dag"

Hvis du ikke skriver et forretningsbrev rett fra 2000-tallet, så velg en mer moderne formulering. Det spiller ingen rolle at du ikke kan forutsi nøyaktig når den andre personen vil lese meldingen. Alternativet «god ettermiddag» er det mest nøytrale, men du kan også bruke perioden når du sender brevet. Og overlat "den gode tiden på dagen" til halvdøde fora fra fortiden.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måten

3. Håndteringsfeil

Det er utrolig hvor mange feil som kan gjøres i et så kort tekststykke. For det første har mange tatt den kommaseparerte regelen bokstavelig. Dette gir opphav til mesterverk som «Kjære Anton Mikhailovich». En appell er ikke bare et navn, men også ord som er avhengige av det.

For det andre, kontroller nøye navnet på adressaten. Ikke ring Alekseev Alexandras, Marin Marias og dechiffrer initialene.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måten

4. Forkortelser og enstavelsessvar

Forretningsskriving krever at du kommuniserer i hele setninger. Denne tilnærmingen har en praktisk fordel: samtalepartneren trenger ikke å gjette hva du mener, fordi du avslører alle nyansene og gir ikke muligheten til å feiltolke ord. Og ditt "OK" kan bety hva som helst. Dessuten sparer ikke kutt mye tid.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måten

5. Humor og metaforer

Et forretningsbrev bør ikke gi rom for tolkning. Alle ord brukes i sin direkte betydning og innebærer ikke forskjellige tolkninger. Ellers vent på en ekstra runde med korrespondanse, der du vil finne ut hvem som hadde hva i tankene. Og det kan ta mye tid.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måten

6. Utropstegn

Utropstegn brukes ikke ofte i litterære tekster, fordi de er laget for å uttrykke sterke følelser. Et forretningsbrev er ikke en plattform for uttrykk, selv om du virkelig ønsker å uttrykke til samtalepartneren hva du synes om det.

Du mener kanskje ikke noe spesielt, men for samtalepartneren vil utropstegnet være et signal om at han sannsynligvis gjør noe galt. Så hold både sansene og Shift + 1-tastkombinasjonen under kontroll. Et utrop er bare passende i omløp.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måten

7. En overflod av byråkrater

Ønsket om å uttrykke deg mer formelt genererer ofte monstrøse konstruksjoner der det er ekstremt vanskelig å skjønne meningen. Ikke overbruk komplekse fraser og skriv lettere.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måten

8. Caps Lock

Det er ikke verdt å markere linjer med store bokstaver. På internett symboliserer det fortsatt skriking. Ingen liker å bli kjeftet på. For å gjøre budskapet klart, bare gjør det klart.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måten

9. Frase "Takk på forhånd"

Takk, selvfølgelig, du kan ikke putte i lommen, men tidlig takknemlighet setter samtalepartneren i en vanskelig posisjon. En veloppdragen person vil føle seg forpliktet til å oppfylle forespørselen din, selv om han forstår at han ikke bør gjøre det. Og du vil bli husket for å kaste problemer.

Hvis samtalepartneren fortsatt trenger å bli ansporet, er det bedre å beskrive hvordan det er fordelaktig for ham å svare på forespørselen din.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måten

10. Merkelig emnelinje eller ingen emne i det hele tatt

Det er utrygt å åpne uforståelige brev, så en melding uten emne risikerer å gå til spam. Naturligvis vil en person bli veldig sint når han oppdager at under ordene "Zina, gummi" var det et viktig dokument skjult for lederen av dekkfabrikken, Zinaida.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måten

11. Kjennskap

Du bør ikke avvike fra forretningsstilen din, selv om adressaten er din beste venn. Først må han kanskje videresende et brev til sjefen eller entreprenørene. For det andre kan brevet falle i tredjehender ved et uhell og kompromittere det, og samtidig du.

For det tredje må du skille mellom personlig og jobb. Bedriftens interesser er ikke alltid sammenfallende med personlige. Det er verdt å gi deg selv handlingsrom for å opprettholde vennlige forhold uten å gi innrømmelser i forhandlinger.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måten

12. Mangel på korrespondansehistorie

Hvis du chatter aktivt med noen, er mottakeren klar over hva samtalen handler om, og kan enkelt gå tilbake til begynnelsen av dialogen ved å vri på musehjulet. Men når du av og til utveksler brev på e-post, kan samtalepartneren glemme hvem du er og hva du trenger fra ham.

Gjør det enkelt for personen å gjøre det: I ett avsnitt minner du personen på hva de snakker om.

Hvordan ikke

Det er bedre på denne måten

13. Upassende håndtering av meldingstråder

E-posttjenester og agenter lar deg jobbe med meldingstråder. Det er et veldig nyttig verktøy hvis det håndteres riktig. Men ikke alle lykkes.

Kanskje du allerede har blitt et offer for en masseutsendelse, hvis deltakere ikke svarer direkte til forfatteren, men til alle. Som et resultat fyller en uinteressant samtale innboksen din, og du kommer opp med straffer for de som ikke finner den rette knappen. Samtidig kommer ofte informasjon som ikke er ment for nysgjerrige øyne inn i det generelle informasjonsfeltet.

Medaljen har også en bakside: når en av deltakerne i en viktig samtale ikke svarer til alle, men til én person. Og mottakeren må bruke mye tid på å sende brev i stedet for å gjøre jobben sin.