Hvordan gjøre det lettere å tilpasse seg en ny jobb

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Råd fra en av de mest suksessrike HR-direktørene i CIS, Mikhail Prytula, spesielt for leserne av Lifehacker.

Temaet medarbeidertilpasning, eller, som det kalles i Vesten, onboarding, er viet mye forskning, artikler, anbefalinger og til og med bøker som "Dine første 90 dager i en ny jobb". Jeg vil ikke overbelaste deg med bokreferanser, statistikk, lenker og så videre, men gå rett i gang og gi deg noen råd fra min 12 års erfaring innen HR.

Tilpasning skjer ikke av seg selv

Uansett hvor kul den profesjonelle er. Det er en utbredt oppfatning at hvis vi ansetter en superkul proff, så vil han helt sikkert finne ut hva han skal gjøre og hvordan han skal tilpasse seg. Som, dette er nesten et tegn på en profesjonell. Å ikke tilpasse seg betyr ikke en proff. Neste!

Faktisk, i beste fall, vil tilpasningen bli forsinket og den ansatte vil nå full kapasitet i løpet av 3-6 måneder (avhengig av stillingens nivå og stillingens kompleksitet). Med kvalitetstilpasning halveres denne perioden.

Hvor mye betaler du din nye markedsdirektør der? 5000 dollar i måneden? Og hvordan tror du innsatsen din er verdt de $15 000 som du vil redde selskapet? Det er synd å betale byråer for å søke kandidater for tre lønninger, men ved tilpasning mister du dem lett?

Den første dagen er kritisk

Så du får ideen om at tilpasning er ekstremt nyttig. Hva skal man gjøre, hvor skal man løpe? Ansette en akutt HR-sjef som skal ta seg av tilpasningen av dine ansatte? Nei, ro deg først. 90 % av tilpasningssuksessen ligger i den første arbeidsdagen, og lederen er i stand til å gjøre det kvalitativt selv. Men du må forberede deg.

Dokumentene

Sørg for at dokumentene er signert innen dette tidspunktet (ansatte liker ikke at det er flere dager forsinket å signere dokumenter med selskapet). Det er best å gjøre dette på forhånd, hvis mulig.

Hos STB sendte vi for eksempel ut et spørreskjema til kandidaten, som en person fylte ut hjemme og sendte til oss. I «1C» hadde vi maler over alle kontrakter, hvor vi lastet opp kandidatens spørreskjema og skrev ut alle dokumentene på 5 minutter. Den ansatte trenger ikke å vente mens HR-sjefen din skriver inn dataene sine for hånd.

Hos Preply signerer vi stort sett alle kontrakter hos DocuSign, vi har ikke engang et slikt konsept som å gå til HR-avdelingen. Personen sender en skanning av passet, vi skriver det inn i kontrakten, laster det opp til DocuSign og sender det til administrerende direktør og den ansatte for underskrift. Signaturen er digital, du kan til og med legge den på telefonen.

Arbeidsplass og nødvendige adkomster

Alle kontoer må settes opp: mail, Slack og så videre. Dette gjør vi umiddelbart etter signering av kontrakten.

Sjekk at datamaskinen er klar, bordet og stolen venter på eieren. Kirsebæret på kaken er en nybegynnerpakke: en penn og en notatbok med en bedriftslogo, en T-skjorte, et sett med klistremerker, et merke for et merke, et firmamerke (budsjett - $ 10-15).

Kjennskap til kontoret og ansatte

Ansatte skal informeres. Hvis selskapet sysselsetter mindre enn 100 personer - skriv i Slack, hvem som ble med oss, slipp linken til profilen på LinkedIn (i Russland - på Facebook). Dersom bedriften har mer enn 100 personer, gjør vi det samme, men kun innenfor avdelingen (som også er inntil 100 personer).

Den første dagen, avtal en omvisning på kontoret: her har vi kjøkken, her toalett, her møterom (som vi booker slik), vi røyker akkurat der, her er regnskapsavdelingen, og her er direktørens favoritt ponni.

Introduser nykommeren for de som sitter ved siden av ham: "Kolleger, et øyeblikks oppmerksomhet, han har sluttet seg til oss (…), vennligst kjærlighet og gunst."

Hvordan oppføre seg hvis du…

Veileder

Gratulerer, du har privilegiet å ta med en ny ansatt. Ingen vil gjøre det for deg, men de vil definitivt kunne hjelpe. Så hva kreves av deg:

1. Møt den ansatte om morgenen. Merk dette med en gang i kalenderen din, eller be HR om alltid å merke utgivelsesdatoer for nye ansatte.
2. Ta ham rundt på kontoret. Vis arbeidsplassen, sjekk at den ansatte er pålogget overalt.
3. Bruk en time på å snakke med nybegynneren. Snakk om din bedrift, om din avdeling, om hovedoppgavene (generelle og personlige). Forklar hva den ansatte trenger å lære den første uken, hva som forventes av ham de første tre månedene. Her er dokumentene du trenger. Her er navnene på de jeg vil at du skal snakke med om dette og hint. Det er bedre å kommunisere med meg på en slik og en måte, å gjøre avtaler på denne måten, å kontakte meg på slike spørsmål. Neste gang møtes vi der og da.
4. Smil. Dette er ekstremt viktig. Selv om halvparten av ansiktet ditt er lammet, smil med resten. Jeg er seriøs, ikke vær en sprit, ansatte kommer til selskapet, men forlat lederen.
5. Sett oppgavene og fiks dem skriftlig, send dem i det minste i form av et brev per post (dette er etter møtet, da oppgavene ble diskutert muntlig).
6. Gi alle nødvendige dokumenter og tilgang.
7. Velg en erfaren og sosial person i teamet ditt og gi dem veiledning for den ansatte. En nybegynner vil kunne kontakte ham for alle spørsmål.

Ny ansatt

1. Tenk over hvilken informasjon du mangler og hvor du får den. Still gjerne spørsmål.
2. Forstå målene dine for den første uken, måneden, tre månedene. Hvis lederen ikke har gitt uttrykk, spør deg selv.
3. Skriv ned navnene på alle du møter. Generelt anbefaler jeg først å skrive ned alt: mengden informasjon er stor, den vil definitivt bli glemt.
4. Fortell oss veldig kort om deg selv hver gang du møtes, for eksempel: Jeg er Misha, 12 år i HR, jobbet i Alfa-Bank, STB, Wargaming, laget de mest suksessrike online HR-kursene i Laba, forfatter av en artikkel om life hacks for CV, som er lest 1 million ganger. I et oppstartsmiljø kalles dette pitching eller elevator tale. Forbered deg på forhånd. For nyansatte er du ingen før du forteller om deg selv. Ikke gå glipp av sjansen til å gjøre et godt inntrykk med en gang.
5. Dersom stillingen innebærer innføring av endringer i bedriften, er det enklest å gjøre dem i løpet av de første 60 dagene, da blir det vanskeligere. Spesielt hvis du trenger å ta upopulære beslutninger eller rett og slett vanskelige: ansette, sparke ansatte, gå over til en annen stilling, bytte til ny programvare, en ny form for rapportering, bygge om prosessen, investere i noe nytt.
6. Planlegg små seire, de vil bidra til å bygge tillit til deg. Velg for eksempel små oppgaver som du kan løse i løpet av de første 60 dagene og fokuser på dem. Sett til side oppgaver som krever mer enn 60 dager med arbeidet ditt foreløpig. Her vil jeg trekke frem en analogi med Agile-tilnærmingen i programmering, når vi ikke prøver å lage et veldig stort og veldig komplekst produkt på en gang, men deler det opp i deler og utvikler det i etapper.
7. Lag 30-minutters avtaler med alle du jobber med. Lag en liste med spørsmål på forhånd og skriv ned svarene.
8. Spør hva som fungerer bra, hva som er dårlig, hva som må endres. Samle mye informasjon og bygg tillit.
9. Gjennomfør en revisjon og presenter resultatene hvis du er leder eller ekspert.
10. Sett opp et vanlig en-til-en-møte med lederen din for å dele resultater og få tilbakemeldinger.
11. Smil til kollegene dine. Ingen ønsker å jobbe med sure ansatte, selv om du er under stress.

HR

Jeg kunne skrevet en hel bok, men her er noen av de viktigste tipsene:

1. Lag nybegynnerdager: sett dem sammen foran gamle ansatte og be dem om å presentere seg selv kort (5 minutter). Dette er hva vi gjør i Preply, og det fungerer veldig bra.
2. Bruk spesiell programvare for å sette opp varsler for den ansatte og alle involverte slik at de ikke glemmer hva de skal gjøre når den ansatte slutter. Vi bruker BambooHR, som har en Onboarding-seksjon som lar deg tilpasse varsler for enhver ansatt med alle oppgaver og tidsfrister. For eksempel, tre dager før en ansatt slutter, mottar administratoren et varsel om opprettelse av en konto, og på frigjøringsdagen mottar lederen et varsel om behovet for å sette oppgaver.
3. Chat med nybegynnere regelmessig. Hvis du ikke har en HR-forretningspartner, la rekruttererne dine samhandle med nye rekruttere en gang i uken.

Kollega

Som kollega har du selvsagt ikke noe ansvar for å tilpasse nykommere, men du kan absolutt ha nytte av det. Folk husker godt hvem som hjalp dem i vanskelige tider (selv om de ikke alltid snakker om det offentlig), så du har alle muligheter til å bygge et godt forhold til en nykommer og så stole på hans hjelp. Her er noen tips:

1. Vær den første til å møte. Kom opp og si: «Hei, jeg heter Misha, jeg er HR-sjef her. Jeg ser at du er ny, la oss bli kjent."
2. Be ham kontakte deg med spørsmål.
3. Fortell oss hva du selv synes er viktig og nødvendig.
4. Inviter på middag.
5. Spør nybegynneren om tidligere erfaringer, planer og mål. Gi informasjon nyttig for å oppnå dem.

Konklusjon

Tilpasning i mange virksomheter blir enten ikke gjennomført eller svært dårlig gjennomført, noe som fører til at både virksomheten og den ansatte lider. Årsaken er manglende forståelse for prosessen på begge sider. De enkle tipsene ovenfor vil hjelpe deg dramatisk å forbedre ombordstigningsprosessen i bedriften din, selv om du ikke har HR-ansatte.