Et enkelt system for å organisere komplekst moderne liv

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

I dag ønsker vi å fortelle deg om et system som vil hjelpe deg å strukturere alle dine arbeidsprosjekter, oppgaver og saker. Ved hjelp av det vil du lære hvordan du setter mål riktig og utvikler planer for å nå dem.

I den moderne verden må en person multitaske. Prosjekter, møter, saker, oppgaver, hvis deadline ubønnhørlig nærmer seg … Ofte er det vanskelig for oss å organisere livet vårt på en slik måte at vi har tid til å takle arbeidssaker.

I dag ønsker vi å introdusere deg for et system som vil hjelpe deg med å organisere alle dine mål, saker og oppgaver. Dette systemet ble utviklet av Chris Winfield, en gründer i New York City.

Livet er vanskelig.

Vi liker å jobbe 40+ timer i uken, vi er stolte av det og elsker å fortelle alle og enhver hvor travle vi er, fordi det får oss til å føle oss viktige og uerstattelige. Vel, eller på annen måte, vi tror bare at det burde være slik.

Slik var det med meg. Helt til jeg bestemte meg for å endre alt.

Det kunne ikke fortsette slik, jeg måtte begynne på nytt og endre alt. Jeg ønsket å leve livet fullt ut og ville ikke gå glipp av et eneste øyeblikk.

Men det var ett problem. Jeg visste ikke hvordan jeg skulle gjøre dette. Jeg kastet bort for mye tid og jobbet ineffektivt. Så jeg begynte å lete etter måter som kunne hjelpe meg å løse problemet.

Jeg leste mange bøker og blogger om produktivitet og kom til slutt opp med et firedelt system.

Dette enkle systemet, som vil bli diskutert senere, hjalp meg med å forbedre produktiviteten min, ved hjelp av det var jeg i stand til å organisere dager, uker, måneder og til og med bare timer. Takket være henne kan jeg gjøre mer på kortere tid.

Jeg vil virkelig si at jeg enkelt og raskt kom til dette systemet, men det er ikke slik: Jeg brukte hundrevis av timer på å eksperimentere, jeg måtte gå gjennom mange feil, feil og skuffelser.

I dag klarer jeg mer på 17 timer enn tidligere på 40 timer. Ikke engang det. Jeg er i stand til å oppnå mer på en uke enn de siste månedene.

Jeg kan samtidig jobbe med flere prosjekter, kunder, bedrifter og samtidig opprettholde en balanse mellom jobb og privatliv.

Jeg jobber, jeg tilbringer tid med familien min, jeg går, jeg kommuniserer med mennesker, jeg lærer andre det jeg kan selv, og jeg gjør mye mer. Hver dag. Og alt dette skyldes kun at jeg har utviklet et system som passer meg, som jeg hele tiden forholder meg til. Dette systemet er ganske enkelt, men du bør aldri glemme at:

Det betyr bare ikke alltid lett.

En av de viktigste tingene jeg innså er at hvis du tar deg tid til å planlegge dagen din og har en klar ide om hva du vil oppnå (lag et visst bilde av dagene dine), så vil alt gå lettere. Du vil jobbe mindre og lykkes mer, fordi du vil jobbe med lidenskap, du vil se et mål foran deg.

Systemet mitt har fire hovedelementer:

1. Drøm og sett deg mål. Hva vil du egentlig ha ut av livet? Hva er dine drømmer, mål, ambisjoner? Hvis du ikke vet svarene på disse spørsmålene, vil ikke resten av komponentene på denne listen hjelpe deg.
2. Tøm hjernen din. Overfør tankene fra hodet til papiret. Du trenger ikke tenke på uvedkommende detaljer hvis du virkelig ønsker å være produktiv.
3. Lag mentale kart. De vil hjelpe deg med å finne smutthull til hovedmålene dine. Du vil med andre ord forstå hvordan du raskt får eller får det du ønsker.
4. Administrer tiden din og del ned komplekse oppgaver i deres bestanddeler. Dette vil hjelpe deg å nå hovedmålene dine på kortest mulig tid.

Ingen vil noensinne bestride det åpenbare faktum at alle mennesker har 24 timer i døgnet. Vellykkede mennesker har to egenskaper:

• De vet nøyaktig hva de vil.
• De gjør en innsats for å få det de vil ha.

Er du klar til å ta risikoen og anstrenge deg for å lykkes? Les deretter videre.

1. Drøm. Sette mål. Gjør noe

Start med å forestille deg det endelige målet.

Stephen Covey

Det første trinnet er å danne et stort bilde av livet ditt. Du må forstå hva du ønsker å oppnå, hva slags person du ønsker å bli, med andre ord tenke på hvordan ditt ideelle liv skal se ut.

Da jeg først gjorde dette, ønsket jeg å endre mye i livet mitt. Kanskje, som meg da, vil det virke for deg at mange ting ikke kan endres, men fortvil ikke og ikke gi opp, fordi denne følelsen er helt normal.

Etter Mark Allens råd, satte jeg av én side til hvert av mine mål. En slik begrensning av plass er nødvendig slik at du har muligheten til å male hvert mål i detalj, bryte det ned i grunnleggende elementer, lage en detaljert plan for å oppnå dette målet, men spesifikasjonen av målet bør være uten vann.

Det er noe viktig å huske: du holder ikke planen din i blodet, målene dine kan endres når som helst. Vi kan ikke si med sikkerhet hva som vil skje med oss om en time, og enda mer kan ingen si at hans mål og livsplaner ikke vil endre seg i løpet av den neste måneden eller neste år.

Men slik planlegging er fordelaktig ved at du har en klar ide om hva du ønsker å oppnå, hva slags person du drømmer om å bli.

Ikke bekymre deg hvis du ikke har klart å lage en prestasjonsplan for hvert mål. Det er greit, det viktigste er at du har et mål, og når tiden kommer, vil du finne måter å hjelpe deg med å nå det.

2. Tøm hjernen din

Måtte sinnet ditt alltid være lyst og klart, som den enorme himmelen, det store havet og den høyeste fjelltoppen.

Morihei Ueshiba

Vår hukommelse er på mange måter et overlevelsesverktøy. Vi husker lettest ting som er viktige og nødvendige for oss. Minne er en fantastisk ting: i en force majeure-situasjon, for eksempel, kan vi huske skoletimene om livssikkerhet og gi en person førstehjelp.

Du har hundrevis av tanker i hodet, små detaljer, unødvendige detaljer. For eksempel prøver du å huske alle nyansene, selv de minste detaljene i prosjektet du gjør. Selv om en slik bevissthet er respektabel, er den også ofte angst og stressende. Konklusjon: bli kvitt dette søppelet, tøm hjernen din.

Ikke ha alle disse detaljene i hodet – skriv dem ned i dagboken din, la alt ligge på datamaskinens harddisk, eller et annet sted. Dette vil tillate deg å fokusere bedre på det som er viktig for øyeblikket, samtidig som du ikke glemmer de aktuelle tingene.

Organiser, del og erobre

Nå som du har reddet deg selv fra et stort antall unødvendige eller ikke så viktige tanker, er det på tide å begynne å organisere sakene dine. Se på din egen plan. Kanskje du ikke var lat og la en plan ikke bare for de kommende ukene og månedene, men også for hele år.

Du må strukturere alt du skal gjøre. Prøv å planlegge alle dine prosjekter, oppgaver og andre saker på en slik måte at de ikke forstyrrer hverandre: ta en egen tid for hver oppgave, ikke jag to fluer i en smekk, men del og hersk.

Ikke bekymre deg hvis du ikke har en konkret plan for å oppnå alt du har planlagt. Hovedsaken er at du har mål, og underbevisstheten din vil hjelpe deg med resten.

I dette tilfellet kan underbevisstheten din sammenlignes med en GPS-navigator. Du setter reisemålet ditt og finner ut hvordan du kommer deg dit.

3. Lag et tankekart

Alt du trenger er en plan, veikart og mot for å komme deg til destinasjonen.

Earl Nightingale

Et tankekart er et diagram som hjelper deg med å visualisere og organisere informasjon. Tankekart kan brukes til nesten alt fra å ta notater til å utvikle en seriøs strategi. De vil hjelpe deg med å dekomponere et komplekst objekt i dets komponentdeler.

Ved hjelp av et tankekart kan du bygge et hierarki av prosjekter, resultater og oppgaver. Bruk skriftstørrelse og farge for å fremheve det som er viktig eller presserende. Du kan også inkludere lenker til viktige Internett-ressurser eller dokumenter på datamaskinen.

Dette kartet vil hjelpe deg med et øyeblikk å se hvilket prosjekt som tar mest tid fra deg eller krever mest oppmerksomhet (oppgaver og tidsfrister uthevet i rødt vil skrike at de haster og viktig).

Ved å gå igjennom tankekartet ukentlig vil du legge merke til hvilke prosjekter som er nær ferdigstillelse, og dette vil motivere deg til å gå videre. Slett fullførte prosjekter og fyll dem med nye.

4. Administrer tiden din og del ned vanskelige oppgaver i grunnleggende elementer

Bestem deg i dag for at du skal bli en ekspert på å administrere tiden din og din egen ytelse.

Brian Tracy

Nå som du har en plan, må du være sikker på at du kan håndtere alle oppgavene fremover i tide. Det finnes ulike teknikker og systemer utviklet for å hjelpe deg med dette. For eksempel:

• Kanban er et system som vil hjelpe deg med å håndtere oppgaver effektivt. Det er et hendig onlineverktøy, KanbanFlow, som er designet ikke bare for solo, men også for teamarbeid.
• Den kjente GTD-teknikken for personlig effektivitet som vil hjelpe deg å få ting gjort til slutten.

Ikke glem i dag

Tankekart, GTD, Kanban er alle flotte og utvilsomt nødvendige for at du skal nå dine mål. Men ikke glem at dette er strategisk planlegging. Noen ganger trenger du en enkel, praktisk plan for dagen. Ikke i morgen. Ikke på en måned eller et år. For i dag.

En drøm blir et mål når det iverksettes tiltak for å oppnå det.

Bo bennet

Det er en Pomodoro-teknikk som kan hjelpe deg med å planlegge tiden din effektivt. Du kan finne ut mer om det her.

Alltid nå målene dine, fullføre oppgaver i tide, oppnå suksess - dette bør alle strebe etter. Men glem aldri Stephen Coveys syvende ferdighet - å slipe sagen.

Se for deg en mann som har saget et tre i fem timer, men når du ber ham stoppe i et par minutter for å slipe sagen, svarer han: «Jeg har ikke tid til å slipe sagen! Jeg må kutte!"

Husk å ta deg tid til helsen din, familie og venner, og prøv alltid å hvile når du føler at du trenger det.