"GTD fungerer til og med i verdensrommet." Lifehackers intervju med produktivitetsfaren David Allen

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

David Allen, forfatter av How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, som Time magazine kåret til tiårets beste forretningsbok, fortalte Lifehacker hva GTD er og hvem som trenger det, hvordan man skriver en bok og ikke blir full., og hvordan komplekse oppgavestrukturer kan gjøre livet ditt enklere.

For 34 år siden innså David Allen at man kan gi råd til folk og tjene gode penger på det – han åpnet sitt eget konsulentselskap og utviklet Getting Things Done-systemet, som lar deg manøvrere mellom saker og frigjøre tid til hva du virkelig liker. Siden den gang har hans klienter inkludert astronauter på ISS, rockemusikere og administrerende direktører for store selskaper, og Forbes inkluderte ham blant de 5 beste forretningstrenerne i USA.

GTD er en ganske enkel teknikk for å øke din egen effektivitet, som krever veldig seriøs disiplin i det innledende stadiet. I følge GTD, for å lykkes med én ting, må du frigjøre hodet fra alle andre oppgaver og fokusere på det. Det vil si, i stedet for å okkupere sinnet med å huske alle de kommende sakene, blir oppgaver fikset i samsvar med et bestemt system.

David, fortell oss om publikummet ditt. Hvem bør følge rådene dine og leve etter GTD-systemet?

– GTD er like relevant for alle, men de som virkelig bruker det er ikke forent etter sosialt, aldersmessig eller geografisk prinsipp – de er mennesker med et visst tankesett. Alle som interesserer seg for GTD, etter 18 måneder, merker hvordan livene deres endrer seg til det bedre. Faktisk kan systemet fungere like effektivt for både tenåringer og administrerende direktører i store selskaper, eller det kan være like ubrukelig for dem.

– Bruker du alt du anbefaler?

– Ja, ellers orker jeg bare ikke – alt kommer ut av kontroll for meg. Bildet av en surfer på et brett, på en stor bølge, kommer til meg. Du har sikkert lagt merke til at de er bundet til brettet med en spesiell stropp. Til hva? For raskt å kunne komme tilbake til brettet etter et fall. Det GTD lærer er å være på bølgen, være kreativ og produktiv. Men selv de mest effektive mennesker lar seg komme ut av kontroll. Hvis du ikke med jevne mellomrom faller av brettet, velger du for enkle bølger. GTD lar deg innse at du har falt ut av en produktiv tilstand og raskt gå tilbake til den.

Når du tar på deg en ny virksomhet, abonner på en uvanlig oppgave - du kan lett bli vasket av brettet. Ikke noe galt med det, men med en strukturert tilnærming vet du hva du skal takle og hvordan du kommer deg opp av vannet.

– Hvilke problemer kommer de med oftest, hva klager de på?

– Stort sett henvender folk seg til på grunn av stress, en generell angsttilstand på grunn av overbelastning av hjernen. For lite tid og for mye å gjøre. Men faktisk ligger problemet ikke i tid, men i at folk ønsker mer mentalt rom, ønsker å være mer kreative og gjøre det som behager dem.

– De mest uvanlige sakene?

Vi trente for astronauter da de var på romstasjonen. Blant dem var Catherine Coleman, en av de første kvinnelige astronautene. Dette var interessante økter, da vi måtte avbryte når hun var på den andre siden av planeten, for så å gå tilbake til samtalen når hun tok kontakt igjen.

– Hva er du mest stolt av?

– Å skrive min første bok, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, tok enormt mye tid og krefter fra min side. Jeg ble praktisk talt alkoholiker mens jeg skrev en bok om hvordan man kan leve stressfritt. Men så jobbet jeg fulltid og hadde ikke råd til en egen tid til å forberede boken. Det viktigste var at jeg ikke var sikker på om jeg kunne overføre kunnskapen som er akkumulert over 25 år på en slik måte at den virkelig ville hjelpe folk. Vi mottar fortsatt brev fra takknemlige lesere med jevne mellomrom, men det er ett problem: etter å ha lest noen mennesker blir de overveldet av informasjon, fordi jeg har tatt med i boken alt menneskeheten kunne trenge i tilfelle jeg ble påkjørt av en buss.

– Hva er forskjellen mellom GTD og standard daglige gjøremålslister? Nesten alle av oss skriver slike lister hver dag, og noen ganger tar det lengre tid å sette sammen en liste enn å slette den

– Ofte registrerer folk bare det viktigste, og hundrevis av saker som ikke er så viktige blir ikke tatt hensyn til i det hele tatt. Folk tror at hvis saken ikke er viktig, så er det mulig å ikke skrive den ned, men bare slike små oppgaver, som ruller gjennom hodet, bruker en betydelig del av hjernens ressurser.

For å være fri og for å kunne fokusere på de viktigste sakene, må du kvitte deg med alt som ikke er så viktig.

– Ja, men ting kan være så ubetydelige at det tar lengre tid å skrive dem ned enn å gjøre dem

– Men, hvis du ikke gjør dem med en gang, vil de plage deg, og du kommer tilbake til dem gjentatte ganger. Hvor mange ganger vil du minne deg selv på å kjøpe mat til katten din? Eller at du trenger å ringe søsteren din? Hver gang du finner på den minste oppgaven, må du ta frem en notatbok og skrive den ned, med mindre du planlegger å fullføre denne oppgaven akkurat nå.

– Hvor mange slike listekategorier har du?

– For å være ærlig, så husker jeg ikke – la oss se. Det er rundt 20 totalt, men det er omtrent åtte direkte påminnelser om handling.

Jeg har en kategori "Prosjekter", "Samtaler" - oppgaver lagres her, i henhold til hvilke neste trinn ville være å diskutere et emne med noen andre.

Deretter er det "Anrop", etterfulgt av "Ting jeg trenger å gjøre på datamaskinen min" og, merk, de som ikke krever Internett. Jeg har mange flyreiser, og ikke alle fly har Wi-Fi, og følgelig er dette den eneste listen jeg kan jobbe med.

Den neste kategorien er "Jobber på en tilkoblet datamaskin". Vel, alt er klart. Jeg har også en liste over "Skrive tekster", dette er også arbeid på datamaskin, men det krever en helt annen tilstand, i en viss stemning og kontekst.

«Turnover» – spørsmål som kan løses mens du er på farten. "Hjem" - handlingene jeg må gjøre mens jeg er hjemme.

Jeg har også en slik liste, jeg kalte den "Surfing". Dette er alle slags morsomme eller lærerike videoer, for eksempel katter som spiller piano generelt, videoer som ble sendt til meg eller som jeg kom over. Jeg ser nesten aldri dit, men i prinsippet, når jeg har tilknytning, tid og lyst, kan jeg gå tilbake til dem.

Og her er en liste over "Spørsmål som jeg venter på informasjon eller handlinger fra andre mennesker." Og selvfølgelig er kalenderen hovedskjelettet eller landskapet i mitt liv. Tenk deg å sette alle disse tingene på én liste - det vil være ekte forvirring. Derfor laget jeg en mer kompleks struktur for å forenkle den. Hvis jeg i dag bare har noen få ledige minutter, vil jeg sannsynligvis glemme de kreative tekstene jeg trenger å skrive. Hvis jeg ikke er hjemme, nytter det ikke å se på Hjem-listen. Jeg sorterte alt for ikke å glemme noe og ikke kaste bort min mentale plass på memorering, samtidig som jeg raskt kunne gå til oppgaver jeg har tid til.

– Foretrekker du papirmedier eller elektroniske søknader? Hvilke råd kan du gi?

– For ikke å glemme noe har jeg alltid med meg en liten notatbok, hvor jeg tar opp alt. Etter det legger jeg inn alle oppgavene på datamaskinen. Generelt vil enhver oppgaveleder gjøre det. Folk prøver å bruke hodet som et kontor, og alle life hacks er i hovedsak versjoner av den ytre hjernen. Hvordan kan jeg lage passende påminnelser for å se hva jeg trenger å gjøre i øyeblikket når jeg trenger å gjøre det.

Det er opp til deg å avgjøre om denne livsstilen er riktig for deg, og GTD er faktisk ikke et system av teknikker, men en livsstil der alt på den ene siden er tydelig regulert, og på den andre er det en mulighet til å gå hodestups inn i det, hva du virkelig liker, og ikke oppta hodet med hva papir kan lagre.

Du kan lese mer om GTD i den siste utgaven av Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, som kommer ut i Russland i september 2015.