Inbox Zero-metoden er den beste måten å håndtere tusenvis av uleste e-poster på

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Det er enkelt å holde innboksen tom. Dette vil hjelpe deg å bli mer produktiv og aldri gå glipp av viktige meldinger.

En haug med uleste e-poster som hele tiden dingler i innboksen din vil få noen i panikk. Hvis du har mange forretningspartnere og kolleger som du kommuniserer med via korrespondanse, trenger du bare å holde e-postinnboksen din ren og ryddig.

JotForm CEO Aytekin Tank er en interessant måte å organisere e-post kalt Inbox Zero. Som navnet antyder, er metoden å bare holde innboksen tom.

Generelt har ikke Tank funnet opp noe nytt. Inbox Zero ble opprettet for lenge siden av skribent og blogger Merlin Mann, og det er en velkjent metode. Omtrent samme teknikk for å jobbe med dokumenter ble beskrevet av David Allen i sin bok "How to get things in order". Tank har nettopp tilpasset det for Gmail-nettgrensesnittet.

Aytekin Tank-gründer, grunnlegger og administrerende direktør i JotForm

Jeg mottar og sender hundrevis av e-poster hver dag. Men på slutten av dagen er postkassen min alltid tom. Jeg har ingen sekretær til å håndtere korrespondansen min. Jeg følger et prinsipp kalt Inbox Zero. Dette er ikke vanskelig.

Tank viser fordelene med Inbox Zero-metoden:

• Du vil ikke gå glipp av en viktig melding hvis innboksen din er tom.
• Du vil ikke få adressatene til å vente lenge, fordi du umiddelbart kan svare på brevene deres.
• Hundrevis og tusenvis av uleste brev vil ikke samle seg i postkassen din.
• Du vil spare mer tid på de virkelig viktige oppgavene og ikke bruke timer på å fikle med e-post.

Jeg kjenner mange mennesker som nøye lagrer alle brevene sine uten å slette et eneste. Som et resultat begynner innboksen deres å se ut som en Twitter-feed. Det er ikke behagelig. Du vil stadig gå deg vill i e-poster.

Aytekin Tank

La oss si at du bruker Gmail - selv om denne metoden kan tilpasses til enhver ISP (Hotmail, Yandex, Yahoo) eller e-postklient (Outlook, Thunderbird eller Sylpheed). La oss ta en titt på innskuddene av uleste meldinger og komme i gang.

1. Tøm postkassen

Så med Inbox Zero-metoden må du handle bestemt. Åpne "Innboks", velg alle brevene som har samlet seg der og arkiver alle på en gang. For noen vil dette virke som ren galskap, men Tank anbefaler å gjøre nettopp det.

Du må starte med en tom postkasse. Denne veiledningen hjelper deg ikke hvis du har titusenvis av e-poster i innboksen din. Så arkiver alt og start med et rent ark.

Aytekin Tank

2. Behandle e-postene dine i kronologisk rekkefølge

For å utvikle denne sunne vanen trenger du en viss mengde disiplin. Mens du behandler e-postene dine, start med den eldste meldingen og jobb deg opp til den nyeste. På denne måten vil du holde kronologisk rekkefølge og ikke bli forvirret.

Det er to funksjoner som hjelper deg med å håndtere e-poster i Gmail:

Slå på Auto Switch. For å gjøre dette, åpne "Innstillinger" → "Generelt", finn elementet "Automatisk bytte" og aktiver det. Nå, når du svarer eller arkiverer en e-post, vil ikke Gmail returnere deg til innboksen, men vil vise neste e-post. På denne måten vil du kunne behandle brev ett etter ett i den rekkefølgen de ble mottatt, uten forstyrrelser.

Aktiver deretter Send og arkiv-knappen hvis du ikke har den. Åpne "Innstillinger" → "Generelt" og se etter elementet "Vis knapp" Send og arkiver "som svar". Dette vil spare deg for tid. Tross alt, hvis du allerede har svart på brevet, er det ingen vits i å lagre det i innboksen din, ikke sant? Klikk på send-knappen og e-posten vil automatisk bli arkivert.

Og her er en annen viktig ting:

Ikke bruk e-post som chat. Det er ingenting verre enn å lage lange svarkjeder fra konstant siterte brev. Hvis du trenger å snakke, bruk messenger, Slack chat eller ta kontakt på telefon. E-post egner seg ikke til dette.

Aytekin Tank

3. Besvart - arkiv

Hovedregelen for Inbox Zero-metoden er at innboksen din ikke er stedet for å lagre e-posten din. Alle e-poster i innboksen må behandles umiddelbart. Les dem én etter én og enten svar og arkiver hvis meldingen krever svar, eller rett og slett arkiver hvis meldingen ikke krever svar.

Hvis du ikke umiddelbart kan svare på en e-post, er det to alternativer:

• Lagre den i arrangørappen din. Det kan være Evernote, OneNote eller en slags oppgavebehandling. Sett en dato slik at programmet minner deg på å skrive svaret til rett tid.
• Hvis du kan skrive et svar med en gang, men mottakeren skal motta det etter en stund, bruk funksjonen for forsinket levering i Gmail. Outlook, Thunderbird og andre klienter kan gjøre det samme.

4. Bare gjør det

Alt er i henhold til forskriftene til den store og mektige David Allen. Hvis e-posten krever en handling som vil ta noen minutter, bare gjør det nå. Ikke kopier brevet til oppgavelisten din. Ikke la det ligge i innboksen din.

Hvis du trenger å foreta en betaling, bare foreta den nå. Hvis du trenger å sende tilbakemelding til en kollega, send den med en gang. Tar saken et par minutter, er det ingen vits i å utsette den.

Aytekin Tank

5. Bruk hurtigtaster

Tastatursnarveiene reduserer tiden brukt på å behandle e-post betydelig. Med dem trenger du ikke å flytte musepekeren frem og tilbake. Tank anbefaler å huske og bruke tre hurtigtaster:

• E-tasten lar deg raskt arkivere en melding. Vi leste den, trykket E, arkiverte den. Det er enkelt.
• R-tasten brukes til å raskt skrive et svar. Hvis du trenger å svare på et brev, trykk på det, skriv inn svaret, trykk Enter.
• F-tasten videresender mottatte brev til andre mottakere.

Jeg tror ikke du trenger noen andre hurtigtaster. I Gmail bruker jeg bare tre hurtigtaster. For alt annet er det en mus. Men disse hurtigtastene lar deg raskt utføre tre av de vanligste e-posthandlingene, slik at de kan spare deg for mye tid.

Aytekin Tank

6. Sett opp filtre

E-postfiltre er et utrolig hendig verktøy som gjør mye av jobben for deg. Du trenger bare å konfigurere dem én gang, og de vil spare deg for mye tid.

Hvis du regelmessig finner uviktige brev i innboksen din (varsler om Internett-tjenester, automatiske utsendelser og så videre), kan du enten avslutte abonnementet på dem, eller sette opp filtre slik at slike brev arkiveres automatisk.

7. Innboksen er tom - lukk e-post

Når du prøver å fokusere på arbeidet ditt, bør du ikke hele tiden bli distrahert av e-post. Så la oss holde oss til regelen: Når innboksen din er tom, lukk Gmail-fanen eller e-postklienten og glem e-post de neste timene. Bare bli opptatt.

Slå av alle innkommende e-postvarsler. De er veldig distraherende.

Du kan åpne e-posten igjen etter noen timer, behandle meldingene som har samlet seg der, og deretter gå tilbake til jobben. Målet med Inbox Zero-metoden er å tvinge deg selv til ikke å bli distrahert av innkommende e-poster. Du må administrere postkassen din, ikke deg.

Aytekin Tank

Hvis du har prøvd Inbox Zero-teknikken og er klar til å fortelle deg hva du har, eller vil foreslå en bedre metode, skriv i kommentarfeltet.