5 vanlige feil i kommunikasjon og hvordan du unngår dem

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Kommunikasjon er en kompleks og uforutsigbar ting som direkte påvirker ditt rykte, din karriere og ditt personlige liv. Vi vil fortelle deg hvilke kommunikasjonsfeil som er de vanligste i den moderne verden og hva du skal gjøre for å slutte å gjøre dem.

Moderne teknologier gjør at vi kan kommunisere med hverandre raskere og oftere, men det betyr ikke at kommunikasjonen blir bedre og mer effektiv.

Noen misforståelser kan rett og slett irritere oss, og noen kan godt bli en årsak til krangel og konflikter frem til slutten av forholdet. Dette er grunnen til at det er viktig å vurdere fem eksempler på de vanligste kommunikasjonsfeilene og lære hvordan du kan forhindre dem på riktig måte.

Feil nummer 1. "De vet hva jeg tenker"

Det svirrer hele tiden mange tanker i hodet vårt. Du kan uendelig lenge og kjedelig tulle om at slektninger, kolleger og venner forstår oss perfekt, men i praksis er situasjonen mye mer interessant: Det vi tenker på er uforståelig for alle andre enn oss selv.

Tenk deg nå i hvilken posisjon du setter menneskene rundt deg når du sier: "Du vet hva jeg tenker på." Ingenting som dette. De mistenker ikke engang. Hvordan skulle de vite det? Det hender tross alt også at vi selv noen ganger ikke helt forstår våre egne tanker.

La oss si at du delegerer en oppgave til noen og forventer at den blir gjort akkurat slik du så for deg. Men mirakler skjer ikke, ingen vet hvordan man leser tanker, og mest sannsynlig vil du få et resultat du vil bli skuffet over.

Hva å gjøre. Hvis du vil at andre skal forstå deg så riktig og bedre som mulig, fortell dem hva du forventer av dem på en tilgjengelig måte. Forklar ideen din, lag en mini-instruksjon, del dine ideer og ønsker. Sørg for at alle forstår nøyaktig hva du mener for å unngå misforståelser og misforståelser.

Feil #2: Prøver å komplisere ting

Du snakker for mye og kompliserer ting hele tiden. Du snakker om ting du kan klare deg uten og ikke miste noe. Du er sikker på at jo mer informasjon (ikke engang spesielt nødvendig), jo bedre. Når du forteller noe, glemmer du noen ganger hvor du startet og hvor du ville komme.

Hva å gjøre. For å bli kvitt alt som er overflødig og umiddelbart komme til kjernen av saken, skriv først ned hva du vil si. Fjern fra teksten alle metaforer, følelsesmessige utrop, referanser til din egen barndom og andre unødvendige ting. Reduser til du har enkel, overbevisende tekst som tydelig illustrerer synspunktet ditt.

Feil nummer 3. Overdreven emosjonalitet i forretningskorrespondanse

Når du sender en melding til noen, vet du aldri med sikkerhet hva som skjer i øyeblikket med personen den er adressert til. Du kan ikke kontrollere dette. Hvis mottakeren av meldingen plutselig blir i dårlig humør, så kan han godt tolke ordene dine på en helt annen måte enn han ønsker. Du kan aldri forutsi mulig reaksjon.

Hva å gjøre. For å unngå forlegenhet i forretningskorrespondanse, prøv å sende kolleger og klienter så nøytrale meldinger som mulig uten følelsesmessig stress. Hold deg til en forretningsmessig tone og forbli profesjonell i enhver situasjon. Ikke la følelsene dine få det beste ut av deg.

Feil # 4. Bruke emoji i stedet for vanlige ord

Og noen flere ord om korrespondansen. Våre budbringere lagrer et enestående antall emojier og klistremerker for bokstavelig talt alle anledninger. Noen ganger er de så gode at du bare vil kommunisere med deres hjelp. Men vi står igjen overfor problemet, som allerede ble nevnt ovenfor: selv emoji kan tolkes tvetydig.

Ja, du kan sende et smilende uttrykksikon til en venn som svar på noe morsomt eller hvis du er i godt humør. Men hvordan svarer du på en melding fra en forretningspartner som plutselig bestemte seg for å gjøre en avtale for deg ved å bruke et sett tvilsomme uttrykksikoner i stedet for tekst? Hva tenker denne personen på? Ikke veldig tydelig.

Hva å gjøre. Selv om du er godt kjent med emoji-etiketter, så ikke forvent det samme fra alle du samhandler med. Ikke alle mennesker forstår meningen deres, og svært få er villige til å bruke tiden sin på å gjette hva du mener. Legg igjen emoji til dine gode venner (men vær forsiktig her også), og begrens deg til vanlige ord i forretningskorrespondanse.

Feil # 5. Vanen med å gjøre for mange antagelser

Noen ganger lytter ikke folk til samtalepartneren fordi de tror at de allerede vet på forhånd hva han vil fortelle dem. Eller de lytter ikke fordi de er distrahert, forbereder sitt eget svar og drømmer om å begynne å snakke så snart som mulig.

Det samme skjer med korrespondanse. Du antar at du allerede vet hva personen mener i e-posten eller meldingen, før du i det hele tatt har lest den til slutten. Det kan skje at du er sliten, distrahert av noe, eller sint på noen, og meldingen som kom har fått en helt annen betydning, som du selv har funnet på.

Hva å gjøre. For å være en god samtalepartner må du respektere personen du kommuniserer med og lytte nøye til hva de snakker om uten å bli distrahert eller dra for konklusjoner. Når det gjelder korrespondanse, så les sakte og ettertenksomt meldingen som kom, uten å gjøre noen antagelser på forhånd. Fokuser på teksten, les den på nytt om nødvendig, og still oppklarende spørsmål hvis noe virkelig er uklart.

Disse fem kommunikasjonsfeilene er mest vanlige i vårt daglige liv. Prøv å ta hensyn til dem og unngå dem hvis mulig, for ikke å tjene deg selv et rykte som en ubehagelig samtalepartner.