Hvordan bruke mindre tid på e-post

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

E-postsjekking har blitt en avhengighet for mange. Men du kan bli kvitt det og øke produktiviteten.

E-postsjekking er mye som en avhengighet. Det er flere grunner til dette.

• Akkurat som under sex, gambling eller narkotikabruk, frigjøres lysthormonet dopamin i hjernen under e-postsjekking.
• Vi fortsetter å sjekke innboksen vår fordi vi ønsker å holde oss oppdatert og vi er redde for at vi går glipp av noe.
• Vi analyserer e-poster slik at vi kan slappe av og ikke gjøre vanskeligere ting.

Men denne tiden kunne vært mye bedre brukt. Kevin Cruz, forfatter av 15 Secrets of Time Management: How Successful People Do Everything, tilbyr fem tips for å hjelpe deg med å halvere e-posttiden.

1. Legg til parsing i tidsplanen din

Ikke sjekk e-posten din, men behandle den. Behandle analysering av meldinger akkurat som du ville gjort med enhver annen jobb. Planlegg det, legg det til i kalenderen din og kom i gang. Cruz anbefaler å sortere posten din tre ganger om dagen: morgen, ettermiddag og kveld.

Det er ikke hvor mye tid du bruker på å jobbe med post som betyr noe. Noen vil bruke tre timer om dagen på å analysere meldinger, mens andre tar 30 minutter. Det viktigste er å nærme seg denne virksomheten bevisst, som en vanlig jobb.

Kevin Cruz

2. Ikke send alle en kopi av brevet

Jo færre e-poster du sender, jo mindre får du i retur. Så prøv å ikke legge inn så mange personer i kopien av brevet. Inkludert, ikke merk av i boksen "Svar alle".

Noen klarte å kutte e-posttrafikken med 50 % da de trente seg selv i å tenke seg om to ganger før de sendte en ny e-post.

3. Filtrer meldinger

Sett opp filtre for å plassere forskjellige typer bokstaver i forskjellige mapper. På denne måten kan du bare kaste bort tiden din på de virkelig viktige meldingene og ikke bli overveldet av resten.

4. Slutt å bruke innboksen din som en gjøremålsliste

Mange sender meldinger til seg selv med forskjellige oppgaver for senere, og gjør postkassen om til en annen huskeliste. Men dette skader bare produktiviteten.

Cruz foreslår denne tilnærmingen. Når du åpner en ny e-post, spør først deg selv om du kan slette den. Hvis ikke, vurder om du kan delegere det til noen. Hvis det ikke er mulig, finn ut om du kan håndtere det på mindre enn fem minutter. I så fall, flott. Hvis ikke, legg brevet til side for senere. Men ikke la det ligge i innboksen din, men overfør det til kalenderen din og velg en bestemt dato og klokkeslett når du kan gjøre det.

5. Kommuniser intensjonen din til andre

Diskuter dette med kollegene dine, så blir det lettere for deg å holde deg til planen. Fortell sjefen din at for å forbedre produktiviteten din, vil du slå av nye e-postvarsler og bare analysere e-poster til bestemte tider.

Avtal også hvordan du kan kontaktes ved hastesaker.

For å prøve å kutte ned på tiden det tar å jobbe med e-post, må du endre vanene dine, og dette er alltid vanskelig å få til med en gang. Vær tålmodig og vær klar til å innse at det ikke er nødvendig å bruke så mye tid på post.