Hvordan planlegge tiden din i Notion ved å bruke GTD

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Samle alle dine saker i ett hendig bord for enkel kontroll.

Hva er GTD

Life-hackeren har gjentatte ganger publisert artikler om GTD - Getting Things Done-teknikken. Det ble oppfunnet og beskrevet i detalj i boken hans av forretningstrener David Allen. Kort fortalt kan de grunnleggende reglene for dette systemet beskrives som følger:

1. Fang all informasjon … Skriv ned alle ideer, oppgaver og gjerninger. Hvis det er noe du ikke kan gjøre akkurat nå, sett et merke uten å stole på minnet. Alt du tar opp lagres i den såkalte innboksen.
2. Opprettholde orden. Ettersom mappen med "Incoming Tasks" fylles opp, må du organisere innholdet, sortere oppgaver i kategorier og lage forklaringer og notater slik at du ikke glemmer noe.
3. Prioriter … Hver oppgave bør ha en forfallsdato og grad av betydning slik at du vet hva du skal gjøre først og hva som kan vente.
4. Hold alt for hånden … GTD har ikke plass til "skriv senere"-prinsippet. Gjøremålslistene og notatene dine bør alltid være i sikte: på datamaskinen, smarttelefonen, nettbrettet og andre enheter. På denne måten, hvis en interessant idé dukker opp eller du tenker på en uregistrert sak, kan du skrive den ned med en gang. Når fristen for en oppgave nærmer seg, vil du motta en påminnelse, ære til de allestedsnærværende varslene.

Du kan lese mer om GDT i vår guide.

Teknikken er bra for sin allsidighet. Skaperen, David Allen, er noe gammeldags: med "Inbox" mener han en ekte papirmappe. Han skrev til og med ut e-poster og satte dem på filsett.

Men med samme suksess kan GTD brukes på datafiler og -mapper, ved å bruke dette systemet i forbindelse med en tjeneste. Du kan for eksempel bruke denne teknikken til å sortere Gmail-e-postene dine, skrive oppgaver til "", eller ta full kontroll over livet ditt med. Endelig er mange oppgaveledere som den samme Wunderlist skjerpet under GTD-filosofien.

Og selvfølgelig kan du bruke teknikken i et så fantastisk og allsidig program som Notion.

Det er en hybrid av Google Docs, Evernote, Trello og et dusin andre applikasjoner. Notion kan gjøre nesten alt du trenger for å jobbe. Notater, regneark, kunnskapsbaser, gjøremålslister, kanban-tavler, dokumenter - programmet har alt. Det er synd å ikke bruke det til å organisere dine saker i GTD-stil.

Og Maria Aldrey, en bedriftskonsulent som hjelper bedriftsledere med å organisere arbeidet sitt, laget sitt eget GTD-baserte system for Notion. Hun delte denne utviklingen i bloggen sin.

Hvordan bruke GTD i Notion

Jeg er ikke så godt organisert. Så da jeg fant ut om David Allens GTD, endret livet mitt bokstavelig talt seg. Nå er dette en slags religion for meg. Gradvis bygde jeg mitt eget system, som lar meg følge med på alt, og jobbe i mitt vanlige tempo.

Jeg bruker en praksis jeg kaller Ukeplanlegging. Jeg setter av en time hver søndag (eller mandag) til å planlegge uken fremover. Denne vanen hjelper meg med å løse komplekse problemer ved å dele dem opp i mindre og mer håndterbare. Så jeg får gjort mer, mindre tretthet og lettere fokusere på jobben.

For meg er Notion som et spill. Det tar tid å sette opp systemet. Men når hun er klar, blir det morsomt, enkelt og raskt å fullføre oppgaver.

Hver uke klikker jeg på en knapp i Notion, og et tomt regneark dukker opp foran meg. Det er en tom her, som du kan hente og bruke.

Her er trinn-for-trinn-prosessen jeg bruker for å planlegge oppgavene mine med Notion.

1. Samle ideene dine

Bruk 10 minutter på å liste og skrive ned alle ideene dine i denne kolonnen. De vil bli til oppgaver som du må fullføre den kommende uken.

1. List opp alle prosjektene dine som ennå ikke er fullført.
2. Sjekk oppgavene dine for de foregående tre månedene for å finne utestående.
3. Ta en titt på kalenderen din: kanskje er det noe planlagt der også.
4. Sjekk papirnotisboken din, hvis tilgjengelig. Kanskje er det også noen ideer som må overføres til Notion.
5. Tenk på om det er noen andre oppgaver du må gjøre eller folk å jobbe med.

Samle alle disse ideene sammen og skriv dem opp i den første kolonnen. Dette er planen din for de neste syv dagene.

2. Tilordne passende handlinger

En idé er ikke dårlig, men uten aktiv handling vil den forbli en idé. Spør deg selv: "Hva bør jeg gjøre for å flytte denne oppgaven til slutten?"

For eksempel:

• Fortsett å fylle nettstedet med innhold → Skriv et utkast til delen "Om meg".
• Lag innholdspubliseringskalender → Tegn et minnekart for innlegg og tilordne datoer.
• Lag en video for en blogg → Skriv et videomanus.
• Møt Chris → Send ham en e-post med dato og sted for møtet.

Husk at hvis det kreves mer enn én handling for å fullføre en oppgave, må du bestemme hva du skal gjøre først.

3. Still inn haster

Deretter må du definere hvor haster hver oppgave er. Dette er nødvendig for å fokusere på de virkelig viktige tingene, og ikke bare gjøre en haug med arbeid.

For å forstå hvilke ting jeg skal gjøre først, sorterer jeg ideene mine i fire kategorier:

• Viktige oppgaver – ting som bringer oss nærmere måloppnåelse.
• Hasteoppgaver - handlinger som krever umiddelbar oppmerksomhet.
• Det ville ikke skade - Denne kategorien inkluderer saker som kanskje ikke haster og ikke er viktige, men implementeringen av dem vil gjøre livet ditt enklere de neste syv dagene.
• Kan vente – Dette er oppgaver som kan omdisponeres til en uke til.

4. Bestem konsentrasjonsnivået

Dessverre har vi alle en begrenset mengde oppmerksomhet, tid og energi. Hver oppgave bruker en viss prosentandel av disse viktige ressursene. Evaluer derfor den planlagte oppgaven og tilordne den tilsvarende nummeret i den fjerde kolonnen.

For eksempel tok det å skrive et utkast til et blogginnlegg omtrent 20 % av oppmerksomheten min. Og brevet til Chris er tre linjer langt - bare 2%.

5. Tildel prioritet

Denne avmerkingsboksen markerer oppgaver som har "Viktig" og "Haster"-taggene. Det vil si at de må gjøres, uansett. Dette er din prioriteringsliste.

Når du er ferdig med å velge disse oppgavene, legger du sammen prosentene fra forrige kolonne for å se hvor mye ressurser du vil bruke på dem. Hvis det viste seg mer enn 90%, så overvurderte du styrken din og bet mer enn du kan tygge. Flytt en del av det til neste uke, ellers blir du overarbeidet og har ikke tid til noe.

Forresten, et nyttig tips: Notion lar deg filtrere innholdet i tabellrader - slik kan du velge prioriterte oppgaver.

6. Planlegg oppgaven

Et hakemerke i neste kolonne viser om oppgaven er planlagt i kalenderen din. Bestem deg for når du vil kjøre det og lag et passende arrangement.

Forresten, hvis du ikke bruker Google Kalender eller noe, skaff deg Notion. Der kan du legge til oppgaver som er planlagt for uken.

7. Deleger oppgaven

Ja, du har samme antall timer per dag som Beyoncé, men hun har et stort team med assistenter som gjør den skitne jobben for henne, så hun gjør mer. Men hvis du også har noen på hvis skuldre du kan flytte noen av oppgavene, gjør det og kryss av for den delegerte oppgaven i den aktuelle kolonnen.

8. Fullfør oppgaven

Vel, alt er enkelt. Når du er ferdig med prosjektet eller fullfører en oppgave, merk av i boksen i den siste kolonnen.

Bonus

Her er noen få trinn for å hjelpe deg med å bli enda mer organisert:

1. Gjennomgå utgiftene dine den siste uken og planlegg budsjettet for neste uke.
2. Tenk over menyen din for uken, legg til produkter på handlelisten.
3. Behandle innboksen din for de siste syv dagene i tide og sorter alt som har samlet seg der.
4. Planlegg trening minst én dag i uken.

Husk at GTD er ganske fleksibel og kan skreddersys for å passe dine behov. Juster gjerne Notion-malene. For eksempel virker Marias oppmerksomhetsspalte overflødig for meg. For meg er en lapp nok om oppgaven haster eller ikke. Du kan enkelt slette kolonnene og legge til dine egne. Så jeg opprettet en kolonne merket "Arbeid", "Hjem", "Kreativitet" og andre for å sortere oppgaver i kategorier. Du kan gjøre det på din måte.